Configuración de Reglas de Contraseñas

Hemos creado una nueva sección donde nuestros clientes podrán incrementar la seguridad de las contraseña utilizadas en el sistema. Para esto, primero vamos a ir a la pestaña de Administración y seleccionar "Configuración de Reglas de Contraseñas" en la sección de Ajustes Avanzados:

Dentro de esta sección encontraremos varias opciones diferentes, las dos primeras son las configuraciones de seguridad débil y mediana: 

Permitir contraseñas débiles permite crear contraseñas de al menos 4 caracteres y sin más restricciones. Con las Contraseñas seguras medias, la longitud de la contraseña requerida se incrementará a 8 caracteres y como las débiles tampoco tendrá otras restricciones.

Si buscamos implementar algo mucho más estricto y específico, podremos utilizar la opción de "Especificar seguridad personalizada":

Las siguientes son las diferentes configuraciones opcionales que puede habilitar:

• Longitud mínima: con esta opción establecemos el número mínimo de caracteres requeridos, entre 8 y 32.
• ¿Tiene número?: habilitar esto fuerza a que se requiera al menos 1 número.
• ¿Tiene mayúsculas?: esto hará que se use al menos 1 letra en mayúscula en la contraseña a crearse.
• ¿Tiene símbolos?: esto obligará al usuario a utilizar al menos 1 símbolo no alfanumérico.
• Restringir caracteres consecutivos: evita que el usuario establezca la contraseña con caracteres o números consecutivos, por ejemplo, "abcd" o "6789".
• Restringir caracteres repetidos: evita el uso de caracteres repetidos, por ejemplo, "bbb" o "888".
• Restringir palabras del diccionario: restringe el uso de palabras que puedan hallarse en el diccionario.
• Prevenir contraseñas históricas: aquí podemos especificar si no deseamos permitir el uso de contraseñas que ya hayan sido utilizadas anteriormente. Podemos configurarlo desde 0 (deshabilitado) hasta 10 contraseñas anteriores.
• Meses de vencimiento: esto hará que la contraseña caduque después de la cantidad de meses especificada y se puede hacer entre 0 y 24 en intervalos de 3 meses.

Debemos tener en cuenta que no todos los ajustes son necesarios para la seguridad personalizada, así que, a la hora de habilitar las opciones, asegúrese de utilizarlas de acuerdo con sus necesidades. En caso de que tenga configurada una integración con otro sistema y este requiera contraseñas seguras, asegúrese de verificar con la documentación adecuada para habilitar las opciones adecuadas.

Háganos saber en caso de que tenga alguna pregunta o comentario.

¡Hasta la próxima! 

--Equipo Econz

Tareas Basadas en GPS

¿Alguna vez ha sentido la necesidad de mostrar únicamente las tareas dentro de un radio donde están sus empleados? Pues, lo hemos escuchado y hemos implementado una funcionalidad que le permitirá hacer exactamente eso, ¡las Tareas Basadas en GPS!

El primer requisito es subir tareas con direcciones o coordenadas, puesto que estas serán las utilizadas para comparar con la ubicación de los empleados.

Luego, hay que ir al portal web en la sección de Administración y escoger “Preferencias”. Ahí dentro buscamos la opción “Job Show Radius”. Aquí es donde especificamos el radio del círculo tomando como el centro la posición donde esté el empleado.

Veamos primero todas las tareas cuando esto está desactivado:

Luego, cambiemos el radio a 0.2 kilómetros:

Volviendo a la aplicación y tras hacer Menú/Conectar, al marcar entrada y ver nuestras tareas, ahora la lista sólo muestra lo que está dentro del radio:

Para dar otro ejemplo, ajustamos el valor a 0.8 kilómetros:

Luego hacemos de nuevo Menú/Conectar en Timecard GPS, y vemos como ahora la lista abarca más tareas al tener un área mayor:

Deje cualquier pregunta que pueda tener en la sección de comentarios, ¡esperamos que obtenga lo mejor de esta nueva función!

--Equipo Econz

Aprobación de Hojas de Horas

En este post cubriremos uno de los temas más importantes para las empresas que utilizan nuestros productos, la “Aprobación de Hojas de Horas”, con las que los empleados pueden revisar y proveer una firma de sus horas trabajadas, y la gerencia puede a su vez completar el proceso de revisión y aprobación para efectos de planilla.

Para habilitar la funcionalidad, primero vamos a ir a la página de Administración e ingresar a Preferencias, donde vamos a hacer click para activar “Habilitar Hoja de Horas”. De ahí bajamos al fondo de la pantalla para Guardar los cambios.

Luego, en la misma página de Administración vamos a “Configurar ajustes de Hojas de horas”:

Dentro de esta pantalla podremos elegir la frecuencia con la que los empleados deberán aprobar sus horas desde el dispositivo. Para este ejemplo, tenemos semanal, pero también hay opción para hacerlo diariamente, cada dos semanas exactas, en los períodos entre el 1ro y el 15 y el 16 al final del mes, y mensualmente:

Una vez que esto se ha definido y guardado, lo que sigue involucra a la aplicación móvil. Partimos desde la pantalla principal, tocamos el ícono de tres puntos en la parte superior derecha de la pantalla y escogemos la opción “Aprobación de Horarios”:

Luego, ingresamos nuestro ID de dispositivo y contraseña para iniciar la sesión:

Timecard mostrará todas las marcaciones realizadas que correspondan con el período estipulado desde el portal web. El empleado deberá revisar que sus horas sean correctas, en caso de que no, pueden enviarse a revisión y comunicarle al gerente si debe realizar alguna edición, en caso contrario, si todo está bien, es cuestión de firmar en el espacio abajo y escoger “Guardar”, luego se selecciona “Enviar”:

La aplicación pedirá una última confirmación para enviar la firma, y al seleccionar afirmativamente esta se enviará para que la gerencia la revise. El ícono verde de aprobación le confirmará que los datos han sido enviados exitosamente:

Será enviado de vuelta a la “Lista de hojas de datos” donde aparecen todas las hojas previamente aprobadas o que estén pendientes; de aquí se puede devolver y aparecerá un mensaje de confirmación para cancelar la sesión.

El paso siguiente es desde el portal web, y aquí los usuarios con acceso para aprobar hojas de tiempo son los que interactuarán con el sistema. En la página de Administración debemos ir a la sección de “Aprobar hojas de horas”, donde podremos filtrar para encontrar el usuario o usuarios a los que deseamos revisar las marcaciones. En nuestro ejemplo, queremos revisar las horas de “Juan Diego Pérez” en el período del 11 al 17 de julio. Una vez que hacemos click en Filtrar, podemos visualizar la entrada pendiente de Juan Diego, la cual tiene un estatus actual de “Trabajador aceptó”. Esto nos dice que el empleado ha firmado exitosamente sus horas y nosotros como encargados de revisar planillas, podemos acceder a la información haciendo click en el ID a la izquierda:

Haga click para agrandar

A continuación, veremos el detalle de todas las horas registradas por el empleado. Podemos ver la tarea específica que fue seleccionada, su día y hora de inicio y fin, detalles de si es tiempo regular o extra, dependiendo de la configuración de la cuenta y del lado derecho tendremos la opción para aprobar cada tarea:

Haga click para agrandar

En nuestro ejemplo hemos aprobado todas las tareas para simplificar la explicación, pero por supuesto, puede haber casos en que haya información incorrecta que deba ser editada en el portal web. Al haberse realizado los cambios, el sistema proveerá una opción para reenviar las hojas de horas para ser de nuevo aprobadas por el empleado, lo cual reiniciará el proceso que hemos visto anteriormente.

En la parte de abajo de la pantalla, podremos ver la imagen de la firma del empleado junto con las tareas, de la misma manera que el usuario la vio cuando estaba firmando sus horas, aquí hacemos click en la opción de guardar. El portal web nos mostrará un mensaje de confirmación, y al seleccionar la opción afirmativa, la hoja de horario será aprobada:

Este es uno de los sistemas más importantes que Timecard GPS ofrece a sus clientes, en caso de que tengan preguntas o deseen más información, no duden en contactarnos.

--Equipo de Econz

Configurando Horas de Vacaciones para Tipos de Usuarios

Hoy vamos a demostrar una magnífica funcionalidad que las empresas pueden utilizar para alojar automáticamente horas de feriados en las planillas. La idea es proveer retroalimentación visual de las horas totales que el empleado debería recibir en un feriado trabajado determinado, y permitir que los gerentes que manejan las planillas puedan aprobar si estas horas serán pagadas o no.

Primero, veamos los requisitos para habilitarlo. Asegúrese de que ha configurado los Tipos de Usuarios que necesita para su compañía. Para crear y ver los existentes, vaya a la ventana de Administración y seleccione “Administrar Tipos de Usuarios”:

Ahí podrá visualizar los diferentes Tipos de Usuario que han sido creados en su cuenta, en este ejemplo, tenemos los siguientes de acuerdo con las necesidades de nuestra organización, los cuales tendrán su opción individual para configurar la cantidad de horas:

Ahora que tenemos eso listo, podemos volver a la ventana de Administración y entrar a “Configurar Horas de Feriados”, dentro de la sección de “Ajustes Avanzados”:

Aquí puede escribir y especificar cuantas horas el sistema debería sugerir para la aprobación de cada tipo de usuario. Ingrese sus valores deseados y haga click en “Actualizar”:

El último paso es habilitar la visibilidad de esta funcionalidad en la pantalla de aprobación de planillas, lo cual se hace desde a “Configurar ajustes de Hojas de horas”, dentro de la sección de “Ajustes personales”:

Encuentre la opción llamada “Pago de Feriados” y haga click en el check para habilitar la visibilidad. Por último, haga click en “Guardar” en la parte baja de la pantalla.

En este punto, no hay nada más que configurar, ¡entonces puede continuar con el día a día habitual! Los empleados ingresarían sus marcaciones como de costumbre usando la aplicación móvil, y al final del período especificado, firmarían las hojas de tiempo y las enviarían para su aprobación:

A continuación, la persona encargada de planilla accedería a la pantalla de “Aprobar hojas de horas” y haría clic en el ID de las marcaciones específicas que se van a revisar:

La pantalla siguiente mostraría la hoja de tiempos correspondiente, pero note al fondo la nueva opción de “Entradas de Feriados”:

(Haga click en la imagen para agrandarla)

Los administradores de planilla podrían aprobar si las horas deben incluirse en la hoja de tiempo o no, dependiendo de si el empleado realmente trabajó ese día o cualquier otro criterio especificado por la propia empresa.

Esperamos que le guste esta nueva característica, déjenos cualquier pregunta o comentario en la sección de abajo.

¡Hasta la próxima!

--Equipo Econz