miércoles, 29 de septiembre de 2021

Cambiando Tipos de Usuario

¡Hola, todos! En esta publicación, hablaremos del tema del cambio de tipos de usuarios, una función que será útil siempre que haya cambios de personal en una empresa que requiera que varios tipos de usuarios manejen reglas separadas de nómina y horas extra. Con solo crear diferentes tipos de usuarios, podrán aprovechar la creación de reglas separadas y adjuntar reglas individuales, pero también configurar horarios de vacaciones en función de dichos tipos de usuarios.

Primero, debemos asegurarnos de que ya tenemos algunos tipos de usuarios creados. Esto lo podemos confirmar tan sólo yendo a la pestaña de Administración y accediendo a la sección "Administrar Tipos de Usuario":


Para realizar el cambio en sí, volveríamos a la ventana de Administración y seleccionaríamos "Administrar Usuarios":


A continuación, vemos una muestra de la lista de empleados que tenemos en nuestra organización, señalando los diferentes tipos según el puesto en el que se encuentren:


Pues resulta que recientemente ascendimos a uno de nuestros miembros del personal de la oficina, Samuel Rainerio, a una posición de Mercadeo. Primero necesitamos encontrar su nombre en la lista y hacer clic en ID de Usuario del lado izquierdo:


Luego buscamos el menú desplegable "Tipo de Usuario", que actualmente está configurado como "Personal de Oficina":


Cuando abrimos ese menú, veremos todas las opciones que se han configurado en la sección de “Administrar tipos de Usuario", junto con los tipos de usuario predeterminados. Tengan en cuenta que el tipo de usuario se puede cambiar a cualquiera de los disponibles, lo que significa que si cambiara ese perfil a "Administrador de Nómina (Payroll Admin)", por ejemplo, esa persona podrá usar su ID de dispositivo en el portal web y aprobar hojas de tiempo, o cualquier funcionalidad que venga incluida con el tipo de usuario especificado. Queremos seleccionar el que se llama "Mercadeo":


Luego solo tenemos que hacer clic en el botón "Actualizar" en la parte inferior izquierda de la pantalla:


¡Eso es todo, básicamente! Cuando volvamos a comprobar el perfil, ahora tendremos el tipo de usuario actualizado con todas las reglas que han sido configuradas en el mismo, las cuales se aplicarán a los reportes inmediatamente:


Eso es todo por hoy, hágannos saber si tienen algún comentario o pregunta a continuación.



--Equipo Econz


miércoles, 22 de septiembre de 2021

Utilizando un Archivo CSV para Subir Tareas y SubTareas a Múltiples Equipos

Hola a todos, hoy tenemos un post que será de gran agrado para todos; con esta nueva función que hemos implementado podremos subir todas las Tareas y Subtareas a cada equipo que deseemos, ¡todo con un sólo archivo!

Si saben cómo cargar tareas con un archivo CSV, prácticamente saben todo lo que hay que hacer, pero, de cualquier manera, pueden seguir los pasos descritos a continuación. Primero, vamos a la pestaña de Trabajadores de Campo y seleccionamos "Administrar Lista de Tareas/Clientes”:


En el paso siguiente, ni siquiera necesitamos seleccionar un equipo, simplemente abrimos el menú desplegable y seleccionamos la última opción para cargar tareas y subtareas desde un archivo delimitado por comas equipos completos:

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He aquí la pantalla a la que seremos dirigidos, observen que el archivo de muestra es un poco diferente a la carga normal de tareas. Los cambios más importantes están relacionados con las tres primeras columnas, "Equipo", "Tarea / Cliente" y "Subtarea":

Haga click en la imagen para agrandarla

La idea es que si tenemos una Tarea con múltiples Subtareas que deseamos cargar a un Equipo, cada Subtarea necesitará su propia fila especificando a qué Tarea pertenece, así como el Equipo al que corresponde la Tarea.

Entonces, para que sea más fácil de entender, veamos el siguiente ejemplo:


El equipo "Oficina" tiene una tarea llamada "Tiempo de oficina" con tres subtareas: "Reunión", "Capacitación" y "Horas regulares". Observen que hay tres filas, una por cada subtarea, y dado que todas ellas pertenecen a la tarea "Tiempo de oficina", ese es el valor que repetimos en la columna B. Finalmente, todas deben cargarse para el equipo de "Oficina", así que ese es el valor que usamos en la columna A, también. El equipo "Construcción" utiliza el mismo principio, pero tiene dos tareas, cada una con su propio conjunto de subtareas.

Hacemos clic en "Elegir archivo" y buscamos el archivo CSV, luego seleccionamos adjuntar o reemplazar las tareas y haga clic en el botón "Subir":


Recibiremos un mensaje cuando el sistema esté validando el archivo para asegurarse de que tenga el formato correcto y que siga las pautas de la imagen de muestra.

Si todo está bien, aparecerá la siguiente pantalla de confirmación:


Debemos asegurarnos de hacer clic en "Guardar" para continuar con la subida. Luego, veremos la siguiente pantalla cuando el sistema esté cargando el archivo:


Después de eso, las tareas se cargarán correctamente. Lo podemos confirmar volviendo a la pantalla “Administrar Lista de Tareas/Clientes " y haciendo clic en los nombres del equipo:


Haga click para agrandar los ejemplos

¡Es así de fácil! Estamos muy contentos de compartir con todos esta maravillosa función que les ahorrará muchísimo tiempo. No olviden dejar un comentario o pregunta a continuación.


--Equipo Econz

sábado, 18 de septiembre de 2021

Aprobando Hojas de Horarios con Timecard Supervisor

Como hemos indicado en uno de nuestros artículos anteriores, Timecard Supervisor ahora tiene la capacidad de aprobar hojas de tiempo para los empleados sin la necesidad de iniciar sesión en el portal web. Hoy vamos a cubrir paso a paso cómo usarlo.

En primer lugar, debemos asegurarnos de configurar el tipo de usuario correctamente de acuerdo con esta guía. Luego, para llegar a la etapa en la que el supervisor revisará y aprobará las hojas de tiempo, debe haber pasado un período completo de nómina. Esto significa que los empleados que necesitan que un supervisor apruebe sus horas trabajadas tendrán que marcar en el sistema, luego firmar sus propias hojas de horas y enviarlas para su aprobación al final del período de pago.


Una vez que un empleado firma una hoja de horas, el supervisor recibirá una notificación de que dicha está disponible para ser aprobada.

El paso a continuación sería abrir el menú tocando el ícono superior derecho, y luego seleccionamos “Aprobación de Horarios”:


Una vez que lo hagamos, seremos llevados a la pantalla Lista de aprobaciones, donde se mostrará una lista con todos los empleados disponibles y las hojas de tiempo:


Podemos ver que algunos se muestran como "no disponibles" y otros como "pendientes". No disponible significa que el empleado no tiene hojas de horas firmadas para ser aprobadas, por lo que, por supuesto, las que el Supervisor deberá revisar son las que tienen el estado "pendiente".

El supervisor verá la hoja de tiempo para el período configurado, en nuestro ejemplo lo configuramos para hojas de tiempo diarias, por lo que únicamente vemos un día a la vez. Hemos realizado mejoras en la apariencia para hacerlo no solo más atractivo, sino también mucho más claro de entender con esta vista de nómina, que mostrará detalles de cada tarea que se realizó durante un día específico.

Habrá tres opciones diferentes, que deberían ser familiares para todos aquellos que hayan utilizado la sección de aprobación de la hoja de tiempo en el portal web, estas son "Rechazar", "Aprobar" y "Editar".

"Rechazar" se usará cuando la hoja de horas necesita que otro gerente haga algunas correcciones, "Aprobar" significa que todo está bien y esas horas son válidas para ser pagadas por Nómina, y finalmente "Editar" se usará cuando el Supervisor es el encargado de hacer ajustes a las hojas de tiempo. Si toca "Editar", aparecerá el siguiente mensaje de confirmación:


Luego, verá las marcaciones disponibles y el botón para editar junto a ellas, en este ejemplo estamos corrigiendo la hora de 5:45 a.m. a 6:00 a.m.:


El supervisor tendrá que dar una razón por la cual se rechazó la hoja de horas y se envió a aprobar de nuevo, esto hará que la hoja de horas se envíe de regreso al empleado para que pueda firmarla nuevamente y repetir el proceso. hasta que las horas se aprueben con éxito:


Si vamos a aprobar una hoja de tiempo, simplemente tocamos el botón "Aprobar" y confirmamos en la siguiente pantalla de mensaje:


Si lo hacemos, la hoja de tiempo ya no estará en estado "pendiente":


La aplicación también tiene la capacidad de mostrar el historial de las hojas de tiempo en las que ha trabajado el supervisor, simplemente tocamos "Historial" en la parte superior derecha de la pantalla e iremos a esta sección, donde podemos tocar cualquiera de las entradas y revisar las hojas de tiempo para esa persona y día específicos.

Eso es todo por ahora, háganos saber si tiene alguna pregunta a continuación.



--Equipo Econz


miércoles, 8 de septiembre de 2021

Generalidades de Timecard Supervisor

La aplicación Timecard Supervisor una de las más recientes incorporaciones a nuestra gama de Econz. Esta versión permitirá que los empleados de campo tengan funciones que anteriormente solo estaban disponibles para los usuarios de la web, como ver la hoja de tiempo de los usuarios de la empresa y la actividad de ubicación GPS.

Para poder utilizar estas funciones, es necesario crear un tipo especial de usuario. En el portal web, vamos primero a la pestaña de Trabajadores de Campo y hacemos clic en “Añadir Nuevo” en la parte superior izquierda de la pantalla:


Debemos asegurarnos de seguir los siguientes ajustes. La ID del dispositivo es el número de teléfono del usuario y el Nombre es, por supuesto, el nombre del empleado. El tipo de dispositivo debe ser "TimeCard" y el tipo de usuario debe ser "Field Worker Administrator". Utilizamos la zona horaria de acuerdo con la ubicación del empleado y establecemos una contraseña segura:


Adicionalmente, un paso de suma importancia es el hecho de que este usuario que creamos debe ser supervisor de su propio equipo, además que para que pueda visualizar las hojas de horarios de otros empleados, éstos deben agregarse al equipo recientemente creado para el supervisor, caso contrario, los datos no serán visibles.

La aplicación Timecard Supervisor, puede hacer prácticamente todo lo que hace la versión completa de Timecard GPS. Al abrirla seremos recibidos con la pantalla de inicio que estamos acostumbrados:


Aquí es donde comienza lo interesante. Deslizamos el dedo desde el borde derecho de la pantalla hacia la izquierda y veremos la Lista de Empleados. Si hacemos lo mismo mientras estamos en esta vista podremos ver el mapa . Esta funcionalidad es el equivalente a la pantalla de Inicio del portal web.


Tendremos tres filtros que podemos usar para ver la última actividad y ubicación de algún individuo específico. El primero es el filtro de estado, el cual funciona para filtrar a los usuarios de acuerdo con estado actual de marcación:


Luego, tenemos los filtros de Hora, muy útil para especificar el rango de la fecha en que deseamos enfocarnos, y el de Equipo::


Finalmente, el filtro de usuario se puede usar para enfocarse en una sola persona a la vez. Incluso podemos escribir el nombre del empleado que estamos buscando y tocar el botón de Filtro, en caso de que deseemos realizar una búsqueda en lugar de buscar entre todos los nombres en la lista.


En las imágenes a continuación, se muestra cómo se verá cuando realizamos una búsqueda con un nombre. Podemos ver el Historial o utilizar el botón de Enviar para mandar mensajes a los empleados a través de la aplicación.


Al ingresar un nombre en el filtro de Usuario, podremos enfocarnos en la ubicación de esa persona, en forma del rastro de migajas. Lo único que necesitamos es tocar el botón de rastro luego de haber filtrado a un usuario por fecha y nombre:


Esperamos que puedan aprovechar al máximo la funcionalidad recién agregada de la aplicación Timecard Supervisor, todavía hay nuevas cosas de las que hablaremos en un post futuro.

Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de soporte o dejarnos un comentario en la sección de comentarios.


--Equipo Econz