Creando un PIN para Aprobación de Horarios

En esta publicación, le mostraremos una forma de crear un PIN que puede usar para acceder a la sección de Aprobación de Horarios dentro de la Timecard GPS. Esto es muy útil para empresas que manejan contraseñas complejas para perfiles de usuario o tienen gerentes a cargo de configurar los dispositivos en lugar de los empleados. Esta función facilita las cosas para que los trabajadores de campo puedan establecer su propio PIN fácil de recordar.

Para esto, comenzamos en la pantalla de inicio y tocamos el ícono de engranaje en la parte superior derecha para acceder a la Configuración:

Una vez allí, tocamos el ícono de tres puntos en la parte superior derecha para configurar opciones adicionales y elegimos "Administrar PIN":

El sistema nos pedirá verificar nuestra contraseña para acceder a la siguiente sección, así que pedimos ayuda a nuestro administrador a cargo o, si la conocemos, la ingresamos y le damos "VERIFICAR":

A continuación, tocamos el botón "ESTABLECER PIN":

Y finalmente, creamos nuestro propio PIN y le damos “ESTABLECER PIN” para finalizar.

La próxima vez que firmemos nuestras horas, podremos ingresar nuestra contraseña de perfil o PIN, según deseemos.

Esperamos que les guste este atajo para agilizar el uso de la aplicación, háganos saber si tienen alguna pregunta en la sección de comentarios.

--Equipo Econz

Editando Direcciones de Tareas Existentes

La publicación de hoy hablará sobre una nueva función que se ha agregado a nuestro portal web, la cual permitirá a los usuarios editar fácilmente direcciones en tareas existentes. Anteriormente, si se agregaba una tarea al sistema, se necesitaba ingresar los detalles de la dirección en el momento en que se añadía, de lo contrario, la tarea tendría que ser reemplazada más tarde si se quería poner o cambiar la dirección.

¡Pero ahora las cosas han cambiado! Así es como podemos hacer esto. Primero, nos aseguramos de iniciar sesión como usuario de Administrador, luego vamos a la pestaña de Administración y seleccionamos la opción llamada "Administrar Lista de Tareas/Clientes" dentro de la sección de Ajustes Básicos:

Luego, buscamos el equipo y el trabajo que deseamos editar, en este caso, necesitamos agregar una dirección a "Panadería Villa Esperanza", que se encuentra dentro del Región D, por lo que hacemos clic en su ID de tarea:

Como podemos ver, esta tarea aún no tiene dirección, pero tenemos varios campos de texto que podemos utilizar para este propósito:

Agreguemos la dirección para este proyecto, las coordenadas se agregarán automáticamente una vez que el sistema detecte la dirección correcta. Cuando esté listo, hacemos clic en "Guardar":

Hay que tomar en cuenta que también podemos editar únicamente las coordenadas, si así lo deseáramos, lo cual es útil para propiedades rurales que no necesariamente tienen una dirección específica.

Recuerden que agregar direcciones a las tareas nos permitirá incorporar funcionalidades adicionales, como una gran cantidad de reglas personalizadas que hacen uso de la ubicación GPS para activar diferentes tipos de alarmas.

Háganos saber en caso de que tenga alguna pregunta o comentario a continuación. ¡Hasta la próxima!

--Equipo Econz

Aprobando Horarios con el Administrador de Oficina

El tema de hoy tratará sobre uno de los tipos de usuario con acceso al portal Web: el Administrador de Oficina. Anteriormente, habíamos cubierto el tema de Aprobación de Horarios. Con el paso del tiempo, surgió la necesidad de tener un usuario que pudiera aprobar las hojas de horas dando la facilidad de escoger específicamente cuáles equipos o usuarios debe visualizar, a diferencia de otros usuarios que pueden ver a toda la organización completa o por otra parte, deben asignárseles los proyectos y tareas individualmente desde la ventana de asignación de tareas.

Veamos cómo configurar los Administradores de Oficina; primero vamos a la sección de Administración:

Luego hacemos clic en "Administrar Usuarios" en la sección "Ajustes Personales":

Una vez dentro de esta pantalla, haremos clic en "Añadir nuevo":

Estas son las opciones que necesitará para configurar un Administrador de Oficina:

A continuación, se muestra un resumen de los campos obligatorios:

• Tipo de Usuario: "Administrador de oficina".
• Zona Horario: la zona horaria correcta para el usuario.
• Login ID: puede ser una combinación del nombre y apellido del usuario, o lo que sea significativo para su empresa; tenga en cuenta que distingue entre mayúsculas y minúsculas.
• Nombre: nombre del administrador de oficina que está creando.
• Password Nuevo/Confirmar Password: debemos usar una contraseña segura de su elección, asegúrese de ingresar la misma en ambos campos.
• Idioma: seleccionamos el idioma apropiado que se deberá desplegar.

Una vez que tengamos esto, hacemos clic en "Agregar nuevo".

Ahora cuando accedamos al perfil del Administrador de Oficina, habrá algunos botones en la parte inferior, el que estamos buscando se llama "Actualizar Miembros de Usuario Líder ".

Con esta opción podemos usar los filtros para agregar o quitar los usuarios que el Administrador de Oficina en cuestión podrá ver:

El primer cuadro es para agregar equipos, el segundo para incluir empleados específicos. Cuando estemos satisfecho con nuestra selección, hacemos clic en "Guardar"

Eso es todo por ahora, ¡háganos saber si tiene alguna pregunta o comentario!

--Equipo Econz

Asignación de Trabajos para los Administradores de Oficina

Hola a todos! En este post les ofrecemos una nueva mejora para los usuarios con el perfil de Administrador de Oficina; normalmente cuando se editan tareas o eventos de usuario, un Administrador de Oficina está limitado a asignar solo desde el conjunto de trabajos de los equipos a los que ese empleado pertenezca. Esta nueva funcionalidad ahora permite la posibilidad de asignar trabajos del conjunto de todos los trabajos posibles (es decir, incluidos los trabajos de otros equipos).

Para habilitar esto, inicie sesión en el portal web como usuario administrador, luego vaya a la pestaña Administración y haga clic en Preferencias. Busque la opción llamada "Habilitar poderes de Administrador de Oficina adicionales para editar eventos de usuario":

Haga click en la imagen para agrandarla

En nuestro próximo blog hablaremos de como asignar empleados y equipos al Administrador de Oficina, por ahora, como mención rápida, vamos a ir a la sección de Administración, luego buscamos Administrar Usuario y hacemos click en el ID de Usuario del perfil que queremos editar. Al fondo de la pantalla tendremos el botón de “Actualizar Miembros de Usuario”. Al ingresar a esta nueva ventana, en este caso, podemos ver que nuestro Administrador de Oficina solo tiene asignado la Región B:

Estas son las tareas actuales para la Región B:

Pero sabemos que Roberto Corrales trabajó con la Región E realizando la tarea "El Internacional", que no está en la lista de tareas de la Región B. Entonces, aquí es donde entra la magia en juego. Iniciamos sesión como Administrador de Oficina y vamos a la pantalla "Editar eventos de usuario" dentro de la pestaña Administración.

Si quisiéramos insertar una tarea, ahora podemos buscar y elegir tareas de otros equipos. Como vimos antes, "El Internacional" no está dentro de los trabajos disponibles para la Región B, pero al habilitar esta funcionalidad, ahora podemos editar esa tarea y agregarla a sus marcaciones:

Aquí podemos ver cómo se ha agregado correctamente la tarea:

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Y esto también se aplica a la edición de tareas:

Eso es todo por esta vez, ¡estén atentos para más noticias!

--Equipo Econz

Cambio Automático de Tareas por GPS

¡Hola, todos!

En este post tenemos una función realmente útil para aquellas empresas que quieran hacer uso de las capacidades GPS de la aplicación para facilitarles la vida a sus empleados. Les mostraremos cómo configurar tareas para que se puedan cambiar automáticamente utilizando la ubicación de estos.

El primer paso es asegurarse de tener tareas con direcciones. Si el proyecto no tiene una dirección específica, como, por ejemplo, si queda en medio de campo abierto, asegúrese de usar las coordenadas en su lugar:

Además, tenga en cuenta que la sección SmartFence está configurada como “Por Defecto”. Esto es muy importante ya que configuraremos la SmartFence predeterminada para activar el cambio automático de tareas. Esto se hace de la siguiente manera:

En la pestaña de Administración, seleccione "Reglas, Acciones y Cercas" y seleccione la opción "Administrar SmartFences". Para ello, solo trabajará con la regla Por Defecto. Vamos a crear dos reglas y aplicar ambas a la predeterminada.

La primera regla se utilizará para iniciar cada tarea cuando un empleado ingrese a un área. En la primera pantalla, establezca el radio a su tamaño deseado y haga clic en el botón "Crear nuevo", luego lo llevará a la sección Reglas. Aquí, seleccione "Ingresando a Área " y asigne un nombre a la regla utilizando la terminología que mejor se adapte a su empresa:

Luego, haga clic en "Crear Nueva Acción". Este próximo paso es donde configurará el “Evento Automático de Dispositivo de Campo”, así que seleccione "Cambiar tarea". En este caso, dado que queremos poder cambiar a cualquier tarea usando la ubicación, asegúrese de dejar "Establecer Información de la Tarea" sin marcar.

Luego puede guardarlo y volver a la pantalla anterior, donde puede hacer clic nuevamente en "Guardar" para ir a la sección donde se ingresó el radio.

A continuación, haga clic en "Crear Nuevo", vamos a agregar la regla para cambiar a Viajar cuando los empleados abandonen el área. Notará que el proceso es casi el mismo. Cree una regla de "Saliendo de Área" y asígnele el nombre Viajar o lo que sea que funcione para su empresa:

Luego, haga clic en "Crear Nueva Acción", esta vez usaremos el mismo evento Cambiar tarea pero marcaremos "Establecer información de tarea". Esto nos permitirá seleccionar la Tarea específica que se seleccionará cuando el empleado abandone el área:

Obtendrá un menú desplegable con todas las tareas para todos los equipos, así que asegúrese de seleccionar el apropiado. Haga click en Guardar y vuelva hasta que esté en la primera pantalla (donde se establece el radio) y haga clic en "Guardar". Con esto, las reglas están listas para ser utilizadas.

Al comienzo del día, los empleados necesitarán marcar entrada para activar el rastreo por GPS. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se ve en su historial:

Y así es como se muestran las tareas en el “TimeCard Reporte de Detalles de Tarea”:

Esperamos que pueda aprovechar al máximo esta función, háganos saber si tiene alguna pregunta o comentario.

--Equipo Econz

Cargando Usuarios Checker con un Archivo CSV

Hemos introducido una nueva función que ayudará a muchas empresas a gestionar a los empleados que utilizan Timecard Checker.

Con esto, podrá cargar usuarios a una tableta y asignarles un número PIN a través del portal web en un par de pasos sencillos, lo cual le ahorrará tiempo cuando se trata de una larga lista de usuarios que comparten el mismo dispositivo y necesitan ser cargados a la aplicación.

He aquí los pasos a seguir:

1. Hacemos clic en el ID del dispositivo con el que se configura la aplicación para habilitar la funcionalidad de Checker:

2. Una vez dentro del perfil, hacemos clic en "Actualizar Usuarios del Checker":

3. En la siguiente pantalla, encontraremos la opción para cargar usuarios con un archivo CSV, así que debemos asegurarnos de hacer clic en ese botón para continuar:

4. A continuación una muestra de lo que se requiere en el archivo, el cual, como podemos ver, ¡es bastante simple! Todo lo que necesitamos son los ID de dispositivo de los usuarios en la columna A y los números PIN para cada uno en la columna B (por supuesto, estos deben ser usuarios existentes que ya se han agregado al sistema con antelación):

5. Luego, debemos encontrar el archivo tras hacer clic en el botón "Elegir archivo". Una vez que lo encontramos, hacemos clic en "Subir":

6. Si todo está bien, aparecerá una pantalla de confirmación similar a esta:

7. Después de esto, se puede configurar el dispositivo (o hacer Menú/Conectar en caso de que solo estemos agregando nuevos usuarios en la aplicación ya instalada). Realizar la configuración siguiendo esta guía también tiene la ventaja de que los empleados se configurarán automáticamente, por lo que no será necesario que cada persona confirme su contraseña e ingrese un número PIN individualmente. ¡Estarán listos para marcar entrada inmediatamente!

8. Una vez que los usuarios se agregan a la tableta, notaremos que una vez que accedamos de nuevo al perfil del propietario del Checker en el portal web (en este caso, "Tableta Bodega 001" como se ve en el paso 1), el sistema proporcionará una lista de todos los usuarios que se agregaron a la tableta junto con los números PIN asignados:

Estamos muy contentos de brindar estas mejoras en la calidad de vida, ¡estamos muy seguros de que esto mejorará exponencialmente la productividad de su empresa!

--Equipo Econz

Campos Personalizables de Sí/No: Configurando las Respuestas que Detonen Acciones

En una publicación anterior, habíamos hablado sobre la edición de campos personalizados y, lo que es más importante, sobre cómo agregar acciones para usar como desencadenantes en las preguntas de Sí/No. Hoy vamos a llevar esto un poco más lejos y explicaremos algo nuevo que hemos implementado para brindar aún más flexibilidad.

Con esta mejora, podremos determinar qué respuesta específica desencadenará la acción. Echemos un vistazo a la acción que habíamos creado anteriormente llamada "Notificación de Cliente VIP":

 

Actualmente lo tenemos de modo que si seleccionamos "Sí", la administración recibiría una notificación por correo electrónico para enviar una nota de agradecimiento y un paquete de atención a ese cliente. Ese era el comportamiento predeterminado, pero ¿qué pasaría si quisiéramos cambiarlo a algo diferente, por ejemplo, si el cliente no es VIP y queremos intentar llevarlo a ese estado?

Hagamos un par de cambios en esta acción y la convertimos en una "Notificación de cliente VIP Potencial":

¡Perfecto! Con ese cambio listo, volvamos al formulario y veamos qué es lo nuevo. Bajamos al campo Sí/No con la pregunta "Cliente VIP?", nos aseguramos de que la acción "Notificación de cliente VIP Potencial" esté seleccionada, y luego veremos una nueva sección llamada "Valor de campo para activar la acción". Está configurado en "Sí" de forma predeterminada, pero como queremos que se nos notifique si el cliente no está en estado VIP, lo cambiamos a "No":

Podemos usar cualquiera de las opciones según el contexto de la pregunta, la acción se puede activar si la respuesta es "Sí", "No", en cualquiera de las respuestas, o establecerla en "Ninguno" si deseamos deshabilitar la acción sin la necesidad de eliminar todo, y luego podemos cambiar ese valor más tarde para habilitarlo fácilmente.

Luego de realizar ese cambio, hacemos clic en "Guardar" en la parte inferior y finalmente tenemos nuestro formulario actualizado:

Eso es todo por hoy, esperamos que les guste y aprovechen al máximo la nueva funcionalidad. ¡Sintonicen la próxima semana para conocer más noticias interesantes!

 

--Equipo Econz

Reporte Semanal de Horarios de los Empleados

Hola a todos, hoy tenemos un nuevo reporte que acaba de ser lanzado llamado "Reporte Semanal de Horarios de los Empleados". Con este, podrá generar un PDF bellamente presentado con una tabla que organiza las tareas según el día de la semana en el que se realizaron.

Para acceder a él, vamos a la sección de Reportes y lo ubicamos en "Reportes de Clientes":

Luego, configuramos los filtros para enfocarnos en el espacio de la o las semanas que deseamos ver, esto es importante puesto que el archivo utiliza un formato semana; luego los equipos o usuarios en los que deseamos enfocarnos y hacemos click en "Generar Reporte en PDF":

Antes de ver el resultado final, revisemos el “TimeCard Reporte de Detalles de Tarea” para ver cómo serían las horas de uno de nuestros empleados. En este reporte podemos visualizar cada fila perfectamente formateada mostrando datos de una fila por tarea:

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Pero aquí está como se vería en el PDF, observamos cuán ordenadamente están organizadas las tareas y las horas para que podamos verlas en forma de semi-calendario, lo cual facilita la visualización de los períodos de tiempo en que se realizaron las tareas:

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El reporte se puede generar en períodos de varias semanas a la vez y el sistema nos dará dato de específicamente cuál semana es, según el calendario.

Esperamos que pueda aprovechar esta excelente adición, háganos saber si tienen alguna pregunta o comentario a continuación.

--Equipo Econz