miércoles, 22 de septiembre de 2021

Utilizando un Archivo CSV para Subir Tareas y SubTareas a Múltiples Equipos

Hola a todos, hoy tenemos un post que será de gran agrado para todos; con esta nueva función que hemos implementado podremos subir todas las Tareas y Subtareas a cada equipo que deseemos, ¡todo con un sólo archivo!

Si saben cómo cargar tareas con un archivo CSV, prácticamente saben todo lo que hay que hacer, pero, de cualquier manera, pueden seguir los pasos descritos a continuación. Primero, vamos a la pestaña de Trabajadores de Campo y seleccionamos "Administrar Lista de Tareas/Clientes”:


En el paso siguiente, ni siquiera necesitamos seleccionar un equipo, simplemente abrimos el menú desplegable y seleccionamos la última opción para cargar tareas y subtareas desde un archivo delimitado por comas equipos completos:

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He aquí la pantalla a la que seremos dirigidos, observen que el archivo de muestra es un poco diferente a la carga normal de tareas. Los cambios más importantes están relacionados con las tres primeras columnas, "Equipo", "Tarea / Cliente" y "Subtarea":

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La idea es que si tenemos una Tarea con múltiples Subtareas que deseamos cargar a un Equipo, cada Subtarea necesitará su propia fila especificando a qué Tarea pertenece, así como el Equipo al que corresponde la Tarea.

Entonces, para que sea más fácil de entender, veamos el siguiente ejemplo:


El equipo "Oficina" tiene una tarea llamada "Tiempo de oficina" con tres subtareas: "Reunión", "Capacitación" y "Horas regulares". Observen que hay tres filas, una por cada subtarea, y dado que todas ellas pertenecen a la tarea "Tiempo de oficina", ese es el valor que repetimos en la columna B. Finalmente, todas deben cargarse para el equipo de "Oficina", así que ese es el valor que usamos en la columna A, también. El equipo "Construcción" utiliza el mismo principio, pero tiene dos tareas, cada una con su propio conjunto de subtareas.

Hacemos clic en "Elegir archivo" y buscamos el archivo CSV, luego seleccionamos adjuntar o reemplazar las tareas y haga clic en el botón "Subir":


Recibiremos un mensaje cuando el sistema esté validando el archivo para asegurarse de que tenga el formato correcto y que siga las pautas de la imagen de muestra.

Si todo está bien, aparecerá la siguiente pantalla de confirmación:


Debemos asegurarnos de hacer clic en "Guardar" para continuar con la subida. Luego, veremos la siguiente pantalla cuando el sistema esté cargando el archivo:


Después de eso, las tareas se cargarán correctamente. Lo podemos confirmar volviendo a la pantalla “Administrar Lista de Tareas/Clientes " y haciendo clic en los nombres del equipo:


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¡Es así de fácil! Estamos muy contentos de compartir con todos esta maravillosa función que les ahorrará muchísimo tiempo. No olviden dejar un comentario o pregunta a continuación.


--Equipo Econz

sábado, 18 de septiembre de 2021

Aprobando Hojas de Horarios con Timecard Supervisor

Como hemos indicado en uno de nuestros artículos anteriores, Timecard Supervisor ahora tiene la capacidad de aprobar hojas de tiempo para los empleados sin la necesidad de iniciar sesión en el portal web. Hoy vamos a cubrir paso a paso cómo usarlo.

En primer lugar, debemos asegurarnos de configurar el tipo de usuario correctamente de acuerdo con esta guía. Luego, para llegar a la etapa en la que el supervisor revisará y aprobará las hojas de tiempo, debe haber pasado un período completo de nómina. Esto significa que los empleados que necesitan que un supervisor apruebe sus horas trabajadas tendrán que marcar en el sistema, luego firmar sus propias hojas de horas y enviarlas para su aprobación al final del período de pago.


Una vez que un empleado firma una hoja de horas, el supervisor recibirá una notificación de que dicha está disponible para ser aprobada.

El paso a continuación sería abrir el menú tocando el ícono superior derecho, y luego seleccionamos “Aprobación de Horarios”:


Una vez que lo hagamos, seremos llevados a la pantalla Lista de aprobaciones, donde se mostrará una lista con todos los empleados disponibles y las hojas de tiempo:


Podemos ver que algunos se muestran como "no disponibles" y otros como "pendientes". No disponible significa que el empleado no tiene hojas de horas firmadas para ser aprobadas, por lo que, por supuesto, las que el Supervisor deberá revisar son las que tienen el estado "pendiente".

El supervisor verá la hoja de tiempo para el período configurado, en nuestro ejemplo lo configuramos para hojas de tiempo diarias, por lo que únicamente vemos un día a la vez. Hemos realizado mejoras en la apariencia para hacerlo no solo más atractivo, sino también mucho más claro de entender con esta vista de nómina, que mostrará detalles de cada tarea que se realizó durante un día específico.

Habrá tres opciones diferentes, que deberían ser familiares para todos aquellos que hayan utilizado la sección de aprobación de la hoja de tiempo en el portal web, estas son "Rechazar", "Aprobar" y "Editar".

"Rechazar" se usará cuando la hoja de horas necesita que otro gerente haga algunas correcciones, "Aprobar" significa que todo está bien y esas horas son válidas para ser pagadas por Nómina, y finalmente "Editar" se usará cuando el Supervisor es el encargado de hacer ajustes a las hojas de tiempo. Si toca "Editar", aparecerá el siguiente mensaje de confirmación:


Luego, verá las marcaciones disponibles y el botón para editar junto a ellas, en este ejemplo estamos corrigiendo la hora de 5:45 a.m. a 6:00 a.m.:


El supervisor tendrá que dar una razón por la cual se rechazó la hoja de horas y se envió a aprobar de nuevo, esto hará que la hoja de horas se envíe de regreso al empleado para que pueda firmarla nuevamente y repetir el proceso. hasta que las horas se aprueben con éxito:


Si vamos a aprobar una hoja de tiempo, simplemente tocamos el botón "Aprobar" y confirmamos en la siguiente pantalla de mensaje:


Si lo hacemos, la hoja de tiempo ya no estará en estado "pendiente":


La aplicación también tiene la capacidad de mostrar el historial de las hojas de tiempo en las que ha trabajado el supervisor, simplemente tocamos "Historial" en la parte superior derecha de la pantalla e iremos a esta sección, donde podemos tocar cualquiera de las entradas y revisar las hojas de tiempo para esa persona y día específicos.

Eso es todo por ahora, háganos saber si tiene alguna pregunta a continuación.



--Equipo Econz


miércoles, 8 de septiembre de 2021

Generalidades de Timecard Supervisor

La aplicación Timecard Supervisor una de las más recientes incorporaciones a nuestra gama de Econz. Esta versión permitirá que los empleados de campo tengan funciones que anteriormente solo estaban disponibles para los usuarios de la web, como ver la hoja de tiempo de los usuarios de la empresa y la actividad de ubicación GPS.

Para poder utilizar estas funciones, es necesario crear un tipo especial de usuario. En el portal web, vamos primero a la pestaña de Trabajadores de Campo y hacemos clic en “Añadir Nuevo” en la parte superior izquierda de la pantalla:


Debemos asegurarnos de seguir los siguientes ajustes. La ID del dispositivo es el número de teléfono del usuario y el Nombre es, por supuesto, el nombre del empleado. El tipo de dispositivo debe ser "TimeCard" y el tipo de usuario debe ser "Field Worker Administrator". Utilizamos la zona horaria de acuerdo con la ubicación del empleado y establecemos una contraseña segura:


Adicionalmente, un paso de suma importancia es el hecho de que este usuario que creamos debe ser supervisor de su propio equipo, además que para que pueda visualizar las hojas de horarios de otros empleados, éstos deben agregarse al equipo recientemente creado para el supervisor, caso contrario, los datos no serán visibles.

La aplicación Timecard Supervisor, puede hacer prácticamente todo lo que hace la versión completa de Timecard GPS. Al abrirla seremos recibidos con la pantalla de inicio que estamos acostumbrados:


Aquí es donde comienza lo interesante. Deslizamos el dedo desde el borde derecho de la pantalla hacia la izquierda y veremos la Lista de Empleados. Si hacemos lo mismo mientras estamos en esta vista podremos ver el mapa . Esta funcionalidad es el equivalente a la pantalla de Inicio del portal web.


Tendremos tres filtros que podemos usar para ver la última actividad y ubicación de algún individuo específico. El primero es el filtro de estado, el cual funciona para filtrar a los usuarios de acuerdo con estado actual de marcación:


Luego, tenemos los filtros de Hora, muy útil para especificar el rango de la fecha en que deseamos enfocarnos, y el de Equipo::


Finalmente, el filtro de usuario se puede usar para enfocarse en una sola persona a la vez. Incluso podemos escribir el nombre del empleado que estamos buscando y tocar el botón de Filtro, en caso de que deseemos realizar una búsqueda en lugar de buscar entre todos los nombres en la lista.


En las imágenes a continuación, se muestra cómo se verá cuando realizamos una búsqueda con un nombre. Podemos ver el Historial o utilizar el botón de Enviar para mandar mensajes a los empleados a través de la aplicación.


Al ingresar un nombre en el filtro de Usuario, podremos enfocarnos en la ubicación de esa persona, en forma del rastro de migajas. Lo único que necesitamos es tocar el botón de rastro luego de haber filtrado a un usuario por fecha y nombre:


Esperamos que puedan aprovechar al máximo la funcionalidad recién agregada de la aplicación Timecard Supervisor, todavía hay nuevas cosas de las que hablaremos en un post futuro.

Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de soporte o dejarnos un comentario en la sección de comentarios.


--Equipo Econz


jueves, 26 de agosto de 2021

Subiendo GeoCercas con un archivo CSV

 Tenemos una nueva y maravillosa funcionalidad que queremos compartir el día de hoy: ¡la habilidad de cargar Cercas Inteligentes con un archivo CSV! Esto es particularmente útil para empresas que necesiten trabajar con varias GeoCercas y deseen hacerlo rápidamente en vez de agregarlas manualmente una por una.

Los pasos para crearlas son muy similares a como se crea una Cerca normal. Primero, vamos a la ventana de Administración y seleccionamos “Reglas, Acciones y Cercas” de la sección de Ajustes Avanzados:


Luego, hacemos click en “Administrar SmartFences”:


Hacemos click también en el botón de “Subir Cercas con Archivo CSV”:


Después de hacer eso, seremos llevados a la pantalla de Subida. He aquí el archivo mostrado como ejemplo:


Note como hay dos opciones distintas en la columna de “Tipo de Cerca”, las cuales son “polygon” y “circular”. Evidentemente, esto corresponde al tipo de cerca que deseamos crear, exactamente igual a como si las hiciéramos manualmente.

En el caso de las cercas circulares, se debe configurar el radio en la columna C, especificando la cantidad de kilómetros que la cerca será, luego, en las columnas E y F, necesita ingresar el conjunto de coordenadas que serán utilizados para marcar el centro del círculo. Estas cercas sólo necesitan una fila en el archivo para ser creadas.

Por otro lado, cuando utilizamos la opción del polígono, como necesitamos un conjunto de puntos diferentes en el mapa para dibujar la figura completa, entonces haremos uso de una fila en el archivo para cada uno de los puntos. Podemos utilizar cualquier fuente de mapa en línea para obtener las coordenadas de cada punto y utilizarlos en el archivo CSV.

He aquí una captura de pantalla del archivo CSV que vamos a utilizar en este ejemplo. Note como nuestra “Area 001” tiene muchas filas con el mismo nombre en la columna A, pero diferentes coordenadas en las columnas E y F. Esto se debe a lo que explicamos anteriormente, todas estas filas corresponden a los puntos separados que van a configurar nuestra cerca poligonal:


Hacemos click en “Seleccionar Archivo” para navegar en nuestra computadora y encontrar el archivo que queremos subir:


Tras seleccionarlo y hacer click en “Abrir”, verá el nombre junto al botón de “Seleccionar Archivo”, todo lo que queda por hacerse es hacer click en “Subir”:


Veremos una ventana de confirmación previo a completar la subida, este es un buen momento para revisar que todo este bien antes de proseguir:

Cuando estamos listos, bajamos hasta el final de la pantalla y hacemos click en el botón de “Confirmar”:


Luego de eso, todas las Cercas Inteligentes serán subidas al sistema:


Para ver los excelentes resultados, podemos hacer click en el ID de la cerca, por ejemplo, aquí tenemos nuestra “Area 002”:

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¡Nuestro sistema ha creado el polígono perfectamente con las coordinadas que utilizamos! De aquí en adelante, podemos agregar y editar las reglas que ocurrirán dentro de esta área, como “Ingresando a Área”, “Saliendo de Área”, “Bloqueo de Marcación de Entrada” o cualquier otra de las disponibles.

¡Eso es todo por ahora, hasta la próxima!

 

--Equipo Econz


miércoles, 18 de agosto de 2021

Estableciendo el Tiempo Mínimo de Viaje

En esta publicación, vamos a mostrar una nueva función que estamos muy orgullosos de anunciar llamada "Establecer el tiempo mínimo de viaje". La idea es brindar a las organizaciones una forma de deducir automáticamente sean el primer y último viaje del día, así como sólo el primero o cualquier viaje realizado durante horas laborales. En este ejemplo, utilizaremos el primer y último viaje, que generalmente los realiza el empleado cuando va a trabajar antes de comenzar el turno y al regresar a casa.

Para habilitar esto, vamos a la sección de Administración y buscamos "Establecer el tiempo mínimo de viaje" dentro de la sección de Integración:


He aquí un ejemplo de cómo puede ser configurado. En este caso, utilizaremos el primer y último viaje, que generalmente los realiza el empleado cuando va a trabajar antes de comenzar el turno y al regresar a casa.

Vamos a revisar cada una de las opciones:
  • Seleccione qué campo se usa para determinar si la tarea es un viaje: aquí se especifica si se utilizará la tarea, subtarea o ambas para determinar si el empleado ha realizado una tarea relacionada con viajar.
  • Configuración de viaje: elegir entre si se desea deducir tiempo únicamente si el empleado viajó menos de un rango, o en caso contrario, si siempre quiere reducirse la cantidad de tiempo por defecto.
  • Especificar la deducción del viaje: utilice esta opción si quisiera deducir tiempo de todos los viajes del día, el viaje al principio del día o tanto el primer y último viaje.
  • Minutos de deducción: la cantidad de minutos que serán reducidos del total, dependiendo de la opción anteriormente escogida.
  • Establecer tareas para buscar en los campos establecidos para determinar el viaje: aquí se establecería la o las palabras que el sistema debe tomar en cuenta para saber que un empleado ha utilizado una tarea de viaje.

Una vez que estemos listos con la configuración, hacemos click en Guardar.

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se realiza la deducción. Primero, echemos un vistazo al total de horas sin ninguna deducción, proporcionado aquí por el Reporte de Detalles de Tarea:

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El empleado tiene una hora de viaje al inicio del día, una hora en medio del turno y cuatro horas al final del día. En este caso, como escogimos deducir al inicio y al final, únicamente se restarán 45 minutos de la primera y última tarea de viaje. Así que, si el empleado tiene un total de 8 horas, con esta configuración, se reducirán 1:30 horas. Podemos comprobarle con el Reporte Detallado:

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Como puede ver, en una vista panorámica (a diferencia de una vista detallada tarea por tarea) del turno total, vemos un total de 6:30 horas. Esto también se reflejará en la hoja de tiempo del empleado:


Eso es todo por ahora, háganos saber si tiene alguna pregunta o comentario


--Equipo Econz

miércoles, 11 de agosto de 2021

Creando Formularios

Esta publicación de blog será muy útil para la mayoría de los clientes que buscan capturar información adicional de manera organizada y significativa. Aquí discutiremos el uso de formularios personalizados.

Los formularios personalizados, como su nombre lo indica, se utilizan para crear y capturar los mismos. Puede crear los campos y organizarlos exactamente como los necesita para que los empleados puedan acceder a los formularios e ingresar todos los datos necesarios. Incluso pueden acceder al mismo formulario mientras trabajan en la misma tarea y seguir agregando según sea necesario.

Para configurar esto, vaya a la pestaña Administración y haga clic en "Administrar Campos Personalizables":


Una vez dentro, haga clic en el botón "Añadir nuevo" en la parte superior.


Esto es lo que verá a continuación:


  • Nombre: Aquí se ingresará el nombre que tendrá el Formulario, el cual a su vez es el que verán los empleados.
  • Mostrar como páginas: con esta opción, cada campo dentro del formulario tendrá su propia página, en vez de visualizarse como una lista.
  • Dirección de correo electrónico de alerta: esto se utiliza para notificar a alguien vía email en cuanto el formulario en cuestión haya sido completado.
  • Deshabilitar predeterminado Alerta de correo electrónico de finalización: a diferencia de la opción anterior, esto hace que las alertas por email sean enviadas dependiendo de la configuración individual de cada campo.
  • Enviar Formulario a Líder de Equipo: envía el formulario completado a la persona asignada como líder del equipo.
  • Disparadores: esta sección se utiliza para determinar en qué punto se mostrará o se accederá al formulario.
    1. Manual: se puede acceder al formulario personalizado en cualquier momento mientras el empleado esté activo en la aplicación.
    2. Marcación de Entrada: se le pedirá al empleado que complete el formulario personalizado en el momento en que marque entrada.
    3. Marcación de Salida: se le pedirá al empleado que complete el formulario personalizado en el momento en que marque salida.
    4. Cambio de Tarea: en este caso, el formulario será solicitado en el momento en que el empleado haga cambio de tarea.

En este ejemplo, vamos a agregar un Formulario Personalizado Marcación de Salida, para que el empleado pueda verlo en el momento en que cierre la sesión.


Hemos agregado el nombre y el disparador de " Marcación de Salida", estamos listos para hacer click en el botón de "Guardar". A continuación, volvemos a la sección " Administrar Campos Personalizables" y el formulario que acabamos de crear estará allí en la parte inferior de la lista. Hagamos click en "Editar".


Notará que hay algunas opciones nuevas en la pantalla Detalles:


Puede utilizar la sección de Filtro para asegurar que el formulario sólo pueda ser accedido mientras el empleado este trabajando en alguna tarea específica. Por supuesto, esto tiene más sentido en un formulario Manual al que se puede acceder en cualquier momento del día, pero solo hay que tener en cuenta que los filtros son una herramienta muy poderosa en caso de que haya formularios que sean exclusivos de un tipo específico de actividad.

El siguiente paso es marcar en "Editar campos de formulario". Si alguna vez ha trabajado con campos personalizados, la siguiente pantalla le resultará familiar. De lo contrario, esté atento a una próxima publicación que cubrirá los campos personalizados con más detalle.

 Agregaremos un par de campos de ejemplo que son relevantes para nuestra empresa:

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La configuración está completa. Al utilizar la aplicación móvil, en la sección del Menú aparecerá la opción llamada "Formularios". Aquí es donde se puede acceder a todos los formularios manuales que se crearon desde el Portal Web.

¡Esperamos que pueda beneficiarse de esta maravillosa función! Háganos saber si tiene alguna pregunta sobre esta función y con gusto lo ayudaremos.

 

--Equipo Econz