Como hemos indicado en uno de nuestros artículos anteriores, Timecard Supervisor ahora tiene la capacidad de aprobar hojas de tiempo para los empleados sin la necesidad de iniciar sesión en el portal web. Hoy vamos a cubrir paso a paso cómo usarlo.
En primer lugar, debemos asegurarnos de configurar el tipo de usuario correctamente de acuerdo con esta guía. Luego, para llegar a la etapa en la que el supervisor revisará y aprobará las hojas de tiempo, debe haber pasado un período completo de nómina. Esto significa que los empleados que necesitan que un supervisor apruebe sus horas trabajadas tendrán que marcar en el sistema, luego firmar sus propias hojas de horas y enviarlas para su aprobación al final del período de pago.
Una vez que un empleado firma una hoja de horas, el supervisor recibirá una notificación de que dicha está disponible para ser aprobada.
El paso a continuación sería abrir el menú tocando el ícono superior derecho, y luego seleccionamos “Aprobación de Horarios”:
Una vez que lo hagamos, seremos llevados a la pantalla Lista de aprobaciones, donde se mostrará una lista con todos los empleados disponibles y las hojas de tiempo:
Podemos ver que algunos se muestran como "no disponibles" y otros como "pendientes". No disponible significa que el empleado no tiene hojas de horas firmadas para ser aprobadas, por lo que, por supuesto, las que el Supervisor deberá revisar son las que tienen el estado "pendiente".
El supervisor verá la hoja de tiempo para el período configurado, en nuestro ejemplo lo configuramos para hojas de tiempo diarias, por lo que únicamente vemos un día a la vez. Hemos realizado mejoras en la apariencia para hacerlo no solo más atractivo, sino también mucho más claro de entender con esta vista de nómina, que mostrará detalles de cada tarea que se realizó durante un día específico.
Habrá tres opciones diferentes, que deberían ser familiares para todos aquellos que hayan utilizado la sección de aprobación de la hoja de tiempo en el portal web, estas son "Rechazar", "Aprobar" y "Editar".
"Rechazar" se usará cuando la hoja de horas necesita que otro gerente haga algunas correcciones, "Aprobar" significa que todo está bien y esas horas son válidas para ser pagadas por Nómina, y finalmente "Editar" se usará cuando el Supervisor es el encargado de hacer ajustes a las hojas de tiempo. Si toca "Editar", aparecerá el siguiente mensaje de confirmación:
Luego, verá las marcaciones disponibles y el botón para editar junto a ellas, en este ejemplo estamos corrigiendo la hora de 5:45 a.m. a 6:00 a.m.:
El supervisor tendrá que dar una razón por la cual se rechazó la hoja de horas y se envió a aprobar de nuevo, esto hará que la hoja de horas se envíe de regreso al empleado para que pueda firmarla nuevamente y repetir el proceso. hasta que las horas se aprueben con éxito:
Si vamos a aprobar una hoja de tiempo, simplemente tocamos el botón "Aprobar" y confirmamos en la siguiente pantalla de mensaje:
Si lo hacemos, la hoja de tiempo ya no estará en estado "pendiente":
La aplicación también tiene la capacidad de mostrar el historial de las hojas de tiempo en las que ha trabajado el supervisor, simplemente tocamos "Historial" en la parte superior derecha de la pantalla e iremos a esta sección, donde podemos tocar cualquiera de las entradas y revisar las hojas de tiempo para esa persona y día específicos.
Eso es todo por ahora, háganos saber si tiene alguna pregunta a continuación.
--Equipo Econz
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