En este post vamos a aprender a utilizar una de las funciones más importantes que tiene nuestro sistema, la capacidad de editar eventos de usuarios. Esta sección se ubica en la ventana de Administración, buscamos en la parte de “Ajustes personales” la opción llamada “Editar eventos de usuario”.
Podemos utilizar los diferentes filtros para especificar con cual usuario o equipo queremos trabajar. Tenemos Equipo, Usuario, tarea, Fecha de Inicio/Final. El filtro de Tarea lo utilizaremos para enfocarnos en un trabajo específico, lo cual resulta muy conveniente a la hora de editar múltiples instancias de la misma tarea.
Podemos hacer click en el signo de “+” en la parte de abajo de la pantalla para agregar una entrada completamente nueva, la cual será un conjunto de marcaciones de Entrada y Salida. De esta forma, los valores que pongamos en las horas marcarán la hora de inicio y la hora final, respectivamente.
Seleccionamos el usuario y buscamos la tarea deseada con la opción de búsqueda, donde ingresaremos al menos las primeras 3 letras del trabajo que necesitamos. Elegiremos la opción deseada.
Luego estableceremos la fecha y horas inicial/final (la marcación no puede hacerse en una fecha futura), así como de la razón para el cambio y hacemos luego click en el botón de “Agregar”, situado en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Luego de eso, el nuevo trabajo será guardado.
En marcaciones existentes, notamos que hay un grupo de íconos del lado derecho de la pantalla; he aquí una breve explicación de lo que cada uno de ellos hace:
- Seleccionar tarea cargar: lo usamos para editar el nombre de una tarea existente.
- Insertar Evento de Entrada/Salida antes de una Entrada: parecido al ícono de “+” discutido anteriormente, usamos esto para crear un nuevo día en el sistema, pero únicamente se permite en un espacio donde no hay marcaciones existentes.
- Insertar Conjunto de Eventos de Inicio/Fin de Tarea: insertar una tarea dentro de otra existente.
- Insertar Conjunto de Eventos de Inicio/Fin de Descanso entre Inicio/Fin: con esta opción insertamos un descanso o almuerzo dentro de un bloque de tarea existente.
- Borrar conjunto de Eventos: con esta opción borramos una tarea o descanso en la misma fila donde encontramos dicho botón.
Hacemos clic en este botón para cambiar una tarea existente a una tarea diferente. Podemos editar varias tareas en la misma pantalla, nada más debemos asegurarnos de hacer clic en el botón de cada una de las tareas que deseamos editar.
Esta opción nos permitirá crear un conjunto completo de eventos de entrada y salida, que podemos usar para insertar otras tareas y descansos en medio; útil si un empleado no puede marcar un día por cualquier motivo. Debemos asegurarnos de no agregar entradas en el futuro y de insertarlas en campos vacíos de tiempo (en vez de espacios donde ya haya tareas marcadas). El uso de este botón es similar al botón del signo “+” en la parte inferior derecha de la pantalla.
Este botón insertará una tarea dentro de un conjunto de eventos de entrada y salida de reloj. Muchas veces los empleados trabajan en más de un trabajo durante sus turnos, por lo que esta es la opción necesaria para insertar nuevos trabajos, en caso de que alguno haga falta. Buscamos la tarea y ajustamos las horas de inicio y finalización. Dado que se inserta en un turno existente, no es necesario cambiar las fechas, ya que se establece automáticamente en la fecha del turno en el que se está trabajando.
El icono de pausa se utilizará para insertar descansos, almuerzos, periodos de comida, etc. Al hacer clic en él, podremos seleccionar el Tipo de Descanso en función de lo que hayamos configurado en nuestra organización. Al igual que con las otras opciones, ajustamos las horas de inicio y finalización, seleccionamos la razón para el cambio y hacemos clic en "Agregar".
Cada entrada en la hoja de tiempo tendrá su propio botón de “Eliminar”. Al hacer clic en él, aparecerá una pantalla de confirmación; si seleccionamos “Sí”, se eliminará la entrada.
Debemos ser cuidadosos con las tareas que tienen descansos, ya que éstos también se eliminarán automáticamente. En caso de que esto pase, deberemos volver a insertar la pausa eliminada en la tarea que corresponda con respecto a la hora del evento.
Podemos editar una entrada existente directamente en la pantalla donde visualizamos los resultados de la búsqueda, todo lo que necesitamos hacer es usar los menús desplegables para ajustar las fechas y horas según sea necesario. Debemos cerciorarnos de hacerlo en intervalos de tiempo que tengan sentido y no se superpongan con otras entradas existentes. Las marcaciones no se pueden mover hacia arriba o hacia abajo, pero siempre pueden ser eliminadas y reinsertadas para completar la hoja de tiempo.
Esperamos que esta guía detallada sea útil para poder sacarle jugo a esta importante funcionalidad, en caso de que tuvieran preguntas, en la sección de comentarios debajo pueden dejarlas.
¡Hasta la próxima!
--Equipo Econz
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