Editando Eventos de Usuario

En este post vamos a aprender a utilizar una de las funciones más importantes que tiene nuestro sistema, la capacidad de editar eventos de usuarios. Esta sección se ubica en la ventana de Administración, buscamos en la parte de “Ajustes personales” la opción llamada “Editar eventos de usuario”.

Podemos utilizar los diferentes filtros para especificar con cual usuario o equipo queremos trabajar. Tenemos Equipo, Usuario, tarea, Fecha de Inicio/Final. El filtro de Tarea lo utilizaremos para enfocarnos en un trabajo específico, lo cual resulta muy conveniente a la hora de editar múltiples instancias de la misma tarea.

Podemos hacer click en el signo de “+” en la parte de abajo de la pantalla para agregar una entrada completamente nueva, la cual será un conjunto de marcaciones de Entrada y Salida. De esta forma, los valores que pongamos en las horas marcarán la hora de inicio y la hora final, respectivamente.

Seleccionamos el usuario y buscamos la tarea deseada con la opción de búsqueda, donde ingresaremos al menos las primeras 3 letras del trabajo que necesitamos. Elegiremos la opción deseada.

Luego estableceremos la fecha y horas inicial/final (la marcación no puede hacerse en una fecha futura), así como de la razón para el cambio y hacemos luego click en el botón de “Agregar”, situado en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Luego de eso, el nuevo trabajo será guardado.

En marcaciones existentes, notamos que hay un grupo de íconos del lado derecho de la pantalla; he aquí una breve explicación de lo que cada uno de ellos hace:

1. Seleccionar tarea cargar: lo usamos para editar el nombre de una tarea existente.
2. Insertar Evento de Entrada/Salida antes de una Entrada: parecido al ícono de “+” discutido anteriormente, usamos esto para crear un nuevo día en el sistema, pero únicamente se permite en un espacio donde no hay marcaciones existentes.
3. Insertar Conjunto de Eventos de Inicio/Fin de Tarea: insertar una tarea dentro de otra existente.
4. Insertar Conjunto de Eventos de Inicio/Fin de Descanso entre Inicio/Fin: con esta opción insertamos un descanso o almuerzo dentro de un bloque de tarea existente.
5. Borrar conjunto de Eventos: con esta opción borramos una tarea o descanso en la misma fila donde encontramos dicho botón.

¡Ahora vamos a ver con más detalle el funcionamiento de cada uno!

Hacemos clic en este botón para cambiar una tarea existente a una tarea diferente. Podemos editar varias tareas en la misma pantalla, nada más debemos asegurarnos de hacer clic en el botón de cada una de las tareas que deseamos editar.

Esta opción nos permitirá crear un conjunto completo de eventos de entrada y salida, que podemos usar para insertar otras tareas y descansos en medio; útil si un empleado no puede marcar un día por cualquier motivo. Debemos asegurarnos de no agregar entradas en el futuro y de insertarlas en campos vacíos de tiempo (en vez de espacios donde ya haya tareas marcadas). El uso de este botón es similar al botón del signo “+” en la parte inferior derecha de la pantalla.

Este botón insertará una tarea dentro de un conjunto de eventos de entrada y salida de reloj. Muchas veces los empleados trabajan en más de un trabajo durante sus turnos, por lo que esta es la opción necesaria para insertar nuevos trabajos, en caso de que alguno haga falta. Buscamos la tarea y ajustamos las horas de inicio y finalización. Dado que se inserta en un turno existente, no es necesario cambiar las fechas, ya que se establece automáticamente en la fecha del turno en el que se está trabajando.

El icono de pausa se utilizará para insertar descansos, almuerzos, periodos de comida, etc. Al hacer clic en él, podremos seleccionar el Tipo de Descanso en función de lo que hayamos configurado en nuestra organización. Al igual que con las otras opciones, ajustamos las horas de inicio y finalización, seleccionamos la razón para el cambio y hacemos clic en "Agregar".

Cada entrada en la hoja de tiempo tendrá su propio botón de “Eliminar”. Al hacer clic en él, aparecerá una pantalla de confirmación; si seleccionamos “Sí”, se eliminará la entrada.

Debemos ser cuidadosos con las tareas que tienen descansos, ya que éstos también se eliminarán automáticamente. En caso de que esto pase, deberemos volver a insertar la pausa eliminada en la tarea que corresponda con respecto a la hora del evento.

Podemos editar una entrada existente directamente en la pantalla donde visualizamos los resultados de la búsqueda, todo lo que necesitamos hacer es usar los menús desplegables para ajustar las fechas y horas según sea necesario. Debemos cerciorarnos de hacerlo en intervalos de tiempo que tengan sentido y no se superpongan con otras entradas existentes. Las marcaciones no se pueden mover hacia arriba o hacia abajo, pero siempre pueden ser eliminadas y reinsertadas para completar la hoja de tiempo.

Esperamos que esta guía detallada sea útil para poder sacarle jugo a esta importante funcionalidad, en caso de que tuvieran preguntas, en la sección de comentarios debajo pueden dejarlas.

¡Hasta la próxima!

--Equipo Econz

Deducciones Automáticas de Descansos

Hola a todos, en la publicación de hoy hablaremos sobre una función actualizada que nuestros desarrolladores han creado para las Reglas de Horas Extra existentes. Nuestro sistema ahora es capaz de deducir los tiempos de descanso automáticamente y es posible utilizar diferentes tipos de usuarios si así se quisiera, de forma que estas deducciones se apliquen a los empleados según su función en la empresa. Esto es muy útil para las empresas que necesitan hacer cumplir las reglas de almuerzos y descansos y quieren evitar que los empleados se olviden de marcarlos con la aplicación.

Para configurar esto, debemos asegurarnos de que ya hay tipos de usuario creados, luego ir a la pestaña Administración y seleccionar " Administrar Reglas de Horas Extra" desde la sección de “Nómina de sueldos”:

Una vez dentro, hacemos uso del menú desplegable para seleccionar el Tipo de Usuario deseado para el que queremos crear la regla, en este ejemplo, estaremos trabajando con el perfil "Mercadeo":

Luego, hacemos clic en el botón "Añadir Nuevo" para crear la nueva regla:

Primero marcamos la casilla de verificación de “¿Descontar pausas automáticas?", Luego agregamos el valor en minutos del tiempo total que se debe descontar; en este caso necesitamos que sean 60 minutos. Asegúrense de ajustarlo de acuerdo con las necesidades de su empresa. Queremos que esta pausa de una hora se deduzca únicamente si el empleado ha trabajado al menos 5 horas sin tomar una, por lo que establecemos el siguiente valor en 300 minutos, luego vamos a la parte inferior y hacemos clic en "Enviar":

Por supuesto, solo nos estamos enfocando en esta parte de la configuración por razones del post, pero verán que esta es la misma pantalla en la que configurarían las reglas de horas extra para el tipo de usuario específico. Asegúrense de haber configurado eso debidamente y establezcan un día de inicio que tenga sentido para aplicar la regla, ya que cualquier cosa antes de esa fecha será ignorada.

Ahora sigamos adelante y veamos un ejemplo para un usuario de marketing, tenemos a "Darrin Schneider" aquí, quien nos ayudará a ilustrar cómo se aplican las reglas.

Primero echemos un vistazo al “TimeCard Reporte Detallado” y veamos que trabajó de 8:00 AM A 5:00 PM, registrando un total de 9 horas, esto es antes de crear la regla:

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Luego, después de aplicar la regla anterior de descontar 60 minutos si el empleado ha trabajado al menos 300 minutos, podemos ver la diferencia en el total de horas. Observamos que las horas de entrada y salida son las mismas que las mostradas originalmente, pero ahora tenemos un total de 8 horas:

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¡Eso es todo por ahora! Como pueden ver, es muy sencillo y los cambios se aplican de inmediato. Háganos saber en caso de que tenga alguna pregunta o comentario a continuación.

--Equipo Econz

Cambiando Tipos de Usuario

¡Hola, todos! En esta publicación, hablaremos del tema del cambio de tipos de usuarios, una función que será útil siempre que haya cambios de personal en una empresa que requiera que varios tipos de usuarios manejen reglas separadas de nómina y horas extra. Con solo crear diferentes tipos de usuarios, podrán aprovechar la creación de reglas separadas y adjuntar reglas individuales, pero también configurar horarios de vacaciones en función de dichos tipos de usuarios.

Primero, debemos asegurarnos de que ya tenemos algunos tipos de usuarios creados. Esto lo podemos confirmar tan sólo yendo a la pestaña de Administración y accediendo a la sección "Administrar Tipos de Usuario":

Para realizar el cambio en sí, volveríamos a la ventana de Administración y seleccionaríamos "Administrar Usuarios":

A continuación, vemos una muestra de la lista de empleados que tenemos en nuestra organización, señalando los diferentes tipos según el puesto en el que se encuentren:

Pues resulta que recientemente ascendimos a uno de nuestros miembros del personal de la oficina, Samuel Rainerio, a una posición de Mercadeo. Primero necesitamos encontrar su nombre en la lista y hacer clic en ID de Usuario del lado izquierdo:

Luego buscamos el menú desplegable "Tipo de Usuario", que actualmente está configurado como "Personal de Oficina":

Cuando abrimos ese menú, veremos todas las opciones que se han configurado en la sección de “Administrar tipos de Usuario", junto con los tipos de usuario predeterminados. Tengan en cuenta que el tipo de usuario se puede cambiar a cualquiera de los disponibles, lo que significa que si cambiara ese perfil a "Administrador de Nómina (Payroll Admin)", por ejemplo, esa persona podrá usar su ID de dispositivo en el portal web y aprobar hojas de tiempo, o cualquier funcionalidad que venga incluida con el tipo de usuario especificado. Queremos seleccionar el que se llama "Mercadeo":

Luego solo tenemos que hacer clic en el botón "Actualizar" en la parte inferior izquierda de la pantalla:

¡Eso es todo, básicamente! Cuando volvamos a comprobar el perfil, ahora tendremos el tipo de usuario actualizado con todas las reglas que han sido configuradas en el mismo, las cuales se aplicarán a los reportes inmediatamente:

Eso es todo por hoy, hágannos saber si tienen algún comentario o pregunta a continuación.

--Equipo Econz

Utilizando un Archivo CSV para Subir Tareas y SubTareas a Múltiples Equipos

Hola a todos, hoy tenemos un post que será de gran agrado para todos; con esta nueva función que hemos implementado podremos subir todas las Tareas y Subtareas a cada equipo que deseemos, ¡todo con un sólo archivo!

Si saben cómo cargar tareas con un archivo CSV, prácticamente saben todo lo que hay que hacer, pero, de cualquier manera, pueden seguir los pasos descritos a continuación. Primero, vamos a la pestaña de Trabajadores de Campo y seleccionamos "Administrar Lista de Tareas/Clientes”:

En el paso siguiente, ni siquiera necesitamos seleccionar un equipo, simplemente abrimos el menú desplegable y seleccionamos la última opción para cargar tareas y subtareas desde un archivo delimitado por comas equipos completos:

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He aquí la pantalla a la que seremos dirigidos, observen que el archivo de muestra es un poco diferente a la carga normal de tareas. Los cambios más importantes están relacionados con las tres primeras columnas, "Equipo", "Tarea / Cliente" y "Subtarea":

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La idea es que si tenemos una Tarea con múltiples Subtareas que deseamos cargar a un Equipo, cada Subtarea necesitará su propia fila especificando a qué Tarea pertenece, así como el Equipo al que corresponde la Tarea.

Entonces, para que sea más fácil de entender, veamos el siguiente ejemplo:

El equipo "Oficina" tiene una tarea llamada "Tiempo de oficina" con tres subtareas: "Reunión", "Capacitación" y "Horas regulares". Observen que hay tres filas, una por cada subtarea, y dado que todas ellas pertenecen a la tarea "Tiempo de oficina", ese es el valor que repetimos en la columna B. Finalmente, todas deben cargarse para el equipo de "Oficina", así que ese es el valor que usamos en la columna A, también. El equipo "Construcción" utiliza el mismo principio, pero tiene dos tareas, cada una con su propio conjunto de subtareas.

Hacemos clic en "Elegir archivo" y buscamos el archivo CSV, luego seleccionamos adjuntar o reemplazar las tareas y haga clic en el botón "Subir":

Recibiremos un mensaje cuando el sistema esté validando el archivo para asegurarse de que tenga el formato correcto y que siga las pautas de la imagen de muestra.

Si todo está bien, aparecerá la siguiente pantalla de confirmación:

Debemos asegurarnos de hacer clic en "Guardar" para continuar con la subida. Luego, veremos la siguiente pantalla cuando el sistema esté cargando el archivo:

Después de eso, las tareas se cargarán correctamente. Lo podemos confirmar volviendo a la pantalla “Administrar Lista de Tareas/Clientes " y haciendo clic en los nombres del equipo:

Haga click para agrandar los ejemplos

¡Es así de fácil! Estamos muy contentos de compartir con todos esta maravillosa función que les ahorrará muchísimo tiempo. No olviden dejar un comentario o pregunta a continuación.

--Equipo Econz

Aprobando Hojas de Horarios con Timecard Supervisor

Como hemos indicado en uno de nuestros artículos anteriores, Timecard Supervisor ahora tiene la capacidad de aprobar hojas de tiempo para los empleados sin la necesidad de iniciar sesión en el portal web. Hoy vamos a cubrir paso a paso cómo usarlo.

En primer lugar, debemos asegurarnos de configurar el tipo de usuario correctamente de acuerdo con esta guía. Luego, para llegar a la etapa en la que el supervisor revisará y aprobará las hojas de tiempo, debe haber pasado un período completo de nómina. Esto significa que los empleados que necesitan que un supervisor apruebe sus horas trabajadas tendrán que marcar en el sistema, luego firmar sus propias hojas de horas y enviarlas para su aprobación al final del período de pago.

Una vez que un empleado firma una hoja de horas, el supervisor recibirá una notificación de que dicha está disponible para ser aprobada.

El paso a continuación sería abrir el menú tocando el ícono superior derecho, y luego seleccionamos “Aprobación de Horarios”:

Una vez que lo hagamos, seremos llevados a la pantalla Lista de aprobaciones, donde se mostrará una lista con todos los empleados disponibles y las hojas de tiempo:

Podemos ver que algunos se muestran como "no disponibles" y otros como "pendientes". No disponible significa que el empleado no tiene hojas de horas firmadas para ser aprobadas, por lo que, por supuesto, las que el Supervisor deberá revisar son las que tienen el estado "pendiente".

El supervisor verá la hoja de tiempo para el período configurado, en nuestro ejemplo lo configuramos para hojas de tiempo diarias, por lo que únicamente vemos un día a la vez. Hemos realizado mejoras en la apariencia para hacerlo no solo más atractivo, sino también mucho más claro de entender con esta vista de nómina, que mostrará detalles de cada tarea que se realizó durante un día específico.

Habrá tres opciones diferentes, que deberían ser familiares para todos aquellos que hayan utilizado la sección de aprobación de la hoja de tiempo en el portal web, estas son "Rechazar", "Aprobar" y "Editar".

"Rechazar" se usará cuando la hoja de horas necesita que otro gerente haga algunas correcciones, "Aprobar" significa que todo está bien y esas horas son válidas para ser pagadas por Nómina, y finalmente "Editar" se usará cuando el Supervisor es el encargado de hacer ajustes a las hojas de tiempo. Si toca "Editar", aparecerá el siguiente mensaje de confirmación:

Luego, verá las marcaciones disponibles y el botón para editar junto a ellas, en este ejemplo estamos corrigiendo la hora de 5:45 a.m. a 6:00 a.m.:

El supervisor tendrá que dar una razón por la cual se rechazó la hoja de horas y se envió a aprobar de nuevo, esto hará que la hoja de horas se envíe de regreso al empleado para que pueda firmarla nuevamente y repetir el proceso. hasta que las horas se aprueben con éxito:

Si vamos a aprobar una hoja de tiempo, simplemente tocamos el botón "Aprobar" y confirmamos en la siguiente pantalla de mensaje:

Si lo hacemos, la hoja de tiempo ya no estará en estado "pendiente":

La aplicación también tiene la capacidad de mostrar el historial de las hojas de tiempo en las que ha trabajado el supervisor, simplemente tocamos "Historial" en la parte superior derecha de la pantalla e iremos a esta sección, donde podemos tocar cualquiera de las entradas y revisar las hojas de tiempo para esa persona y día específicos.

Eso es todo por ahora, háganos saber si tiene alguna pregunta a continuación.

--Equipo Econz

Generalidades de Timecard Supervisor

La aplicación Timecard Supervisor una de las más recientes incorporaciones a nuestra gama de Econz. Esta versión permitirá que los empleados de campo tengan funciones que anteriormente solo estaban disponibles para los usuarios de la web, como ver la hoja de tiempo de los usuarios de la empresa y la actividad de ubicación GPS.

Para poder utilizar estas funciones, es necesario crear un tipo especial de usuario. En el portal web, vamos primero a la pestaña de Trabajadores de Campo y hacemos clic en “Añadir Nuevo” en la parte superior izquierda de la pantalla:

Debemos asegurarnos de seguir los siguientes ajustes. La ID del dispositivo es el número de teléfono del usuario y el Nombre es, por supuesto, el nombre del empleado. El tipo de dispositivo debe ser "TimeCard" y el tipo de usuario debe ser "Field Worker Administrator". Utilizamos la zona horaria de acuerdo con la ubicación del empleado y establecemos una contraseña segura:

Adicionalmente, un paso de suma importancia es el hecho de que este usuario que creamos debe ser supervisor de su propio equipo, además que para que pueda visualizar las hojas de horarios de otros empleados, éstos deben agregarse al equipo recientemente creado para el supervisor, caso contrario, los datos no serán visibles.

La aplicación Timecard Supervisor, puede hacer prácticamente todo lo que hace la versión completa de Timecard GPS. Al abrirla seremos recibidos con la pantalla de inicio que estamos acostumbrados:

Aquí es donde comienza lo interesante. Deslizamos el dedo desde el borde derecho de la pantalla hacia la izquierda y veremos la Lista de Empleados. Si hacemos lo mismo mientras estamos en esta vista podremos ver el mapa . Esta funcionalidad es el equivalente a la pantalla de Inicio del portal web.

Tendremos tres filtros que podemos usar para ver la última actividad y ubicación de algún individuo específico. El primero es el filtro de estado, el cual funciona para filtrar a los usuarios de acuerdo con estado actual de marcación:

Luego, tenemos los filtros de Hora, muy útil para especificar el rango de la fecha en que deseamos enfocarnos, y el de Equipo::

Finalmente, el filtro de usuario se puede usar para enfocarse en una sola persona a la vez. Incluso podemos escribir el nombre del empleado que estamos buscando y tocar el botón de Filtro, en caso de que deseemos realizar una búsqueda en lugar de buscar entre todos los nombres en la lista.

En las imágenes a continuación, se muestra cómo se verá cuando realizamos una búsqueda con un nombre. Podemos ver el Historial o utilizar el botón de Enviar para mandar mensajes a los empleados a través de la aplicación.

Al ingresar un nombre en el filtro de Usuario, podremos enfocarnos en la ubicación de esa persona, en forma del rastro de migajas. Lo único que necesitamos es tocar el botón de rastro luego de haber filtrado a un usuario por fecha y nombre:

Esperamos que puedan aprovechar al máximo la funcionalidad recién agregada de la aplicación Timecard Supervisor, todavía hay nuevas cosas de las que hablaremos en un post futuro.

Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de soporte o dejarnos un comentario en la sección de comentarios.

--Equipo Econz