Asignación de Trabajos para los Administradores de Oficina

Hola a todos! En este post les ofrecemos una nueva mejora para los usuarios con el perfil de Administrador de Oficina; normalmente cuando se editan tareas o eventos de usuario, un Administrador de Oficina está limitado a asignar solo desde el conjunto de trabajos de los equipos a los que ese empleado pertenezca. Esta nueva funcionalidad ahora permite la posibilidad de asignar trabajos del conjunto de todos los trabajos posibles (es decir, incluidos los trabajos de otros equipos).

Para habilitar esto, inicie sesión en el portal web como usuario administrador, luego vaya a la pestaña Administración y haga clic en Preferencias. Busque la opción llamada "Habilitar poderes de Administrador de Oficina adicionales para editar eventos de usuario":

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En nuestro próximo blog hablaremos de como asignar empleados y equipos al Administrador de Oficina, por ahora, como mención rápida, vamos a ir a la sección de Administración, luego buscamos Administrar Usuario y hacemos click en el ID de Usuario del perfil que queremos editar. Al fondo de la pantalla tendremos el botón de “Actualizar Miembros de Usuario”. Al ingresar a esta nueva ventana, en este caso, podemos ver que nuestro Administrador de Oficina solo tiene asignado la Región B:

Estas son las tareas actuales para la Región B:

Pero sabemos que Roberto Corrales trabajó con la Región E realizando la tarea "El Internacional", que no está en la lista de tareas de la Región B. Entonces, aquí es donde entra la magia en juego. Iniciamos sesión como Administrador de Oficina y vamos a la pantalla "Editar eventos de usuario" dentro de la pestaña Administración.

Si quisiéramos insertar una tarea, ahora podemos buscar y elegir tareas de otros equipos. Como vimos antes, "El Internacional" no está dentro de los trabajos disponibles para la Región B, pero al habilitar esta funcionalidad, ahora podemos editar esa tarea y agregarla a sus marcaciones:

Aquí podemos ver cómo se ha agregado correctamente la tarea:

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Y esto también se aplica a la edición de tareas:

Eso es todo por esta vez, ¡estén atentos para más noticias!

--Equipo Econz

Cambio Automático de Tareas por GPS

¡Hola, todos!

En este post tenemos una función realmente útil para aquellas empresas que quieran hacer uso de las capacidades GPS de la aplicación para facilitarles la vida a sus empleados. Les mostraremos cómo configurar tareas para que se puedan cambiar automáticamente utilizando la ubicación de estos.

El primer paso es asegurarse de tener tareas con direcciones. Si el proyecto no tiene una dirección específica, como, por ejemplo, si queda en medio de campo abierto, asegúrese de usar las coordenadas en su lugar:

Además, tenga en cuenta que la sección SmartFence está configurada como “Por Defecto”. Esto es muy importante ya que configuraremos la SmartFence predeterminada para activar el cambio automático de tareas. Esto se hace de la siguiente manera:

En la pestaña de Administración, seleccione "Reglas, Acciones y Cercas" y seleccione la opción "Administrar SmartFences". Para ello, solo trabajará con la regla Por Defecto. Vamos a crear dos reglas y aplicar ambas a la predeterminada.

La primera regla se utilizará para iniciar cada tarea cuando un empleado ingrese a un área. En la primera pantalla, establezca el radio a su tamaño deseado y haga clic en el botón "Crear nuevo", luego lo llevará a la sección Reglas. Aquí, seleccione "Ingresando a Área " y asigne un nombre a la regla utilizando la terminología que mejor se adapte a su empresa:

Luego, haga clic en "Crear Nueva Acción". Este próximo paso es donde configurará el “Evento Automático de Dispositivo de Campo”, así que seleccione "Cambiar tarea". En este caso, dado que queremos poder cambiar a cualquier tarea usando la ubicación, asegúrese de dejar "Establecer Información de la Tarea" sin marcar.

Luego puede guardarlo y volver a la pantalla anterior, donde puede hacer clic nuevamente en "Guardar" para ir a la sección donde se ingresó el radio.

A continuación, haga clic en "Crear Nuevo", vamos a agregar la regla para cambiar a Viajar cuando los empleados abandonen el área. Notará que el proceso es casi el mismo. Cree una regla de "Saliendo de Área" y asígnele el nombre Viajar o lo que sea que funcione para su empresa:

Luego, haga clic en "Crear Nueva Acción", esta vez usaremos el mismo evento Cambiar tarea pero marcaremos "Establecer información de tarea". Esto nos permitirá seleccionar la Tarea específica que se seleccionará cuando el empleado abandone el área:

Obtendrá un menú desplegable con todas las tareas para todos los equipos, así que asegúrese de seleccionar el apropiado. Haga click en Guardar y vuelva hasta que esté en la primera pantalla (donde se establece el radio) y haga clic en "Guardar". Con esto, las reglas están listas para ser utilizadas.

Al comienzo del día, los empleados necesitarán marcar entrada para activar el rastreo por GPS. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se ve en su historial:

Y así es como se muestran las tareas en el “TimeCard Reporte de Detalles de Tarea”:

Esperamos que pueda aprovechar al máximo esta función, háganos saber si tiene alguna pregunta o comentario.

--Equipo Econz

Cargando Usuarios Checker con un Archivo CSV

Hemos introducido una nueva función que ayudará a muchas empresas a gestionar a los empleados que utilizan Timecard Checker.

Con esto, podrá cargar usuarios a una tableta y asignarles un número PIN a través del portal web en un par de pasos sencillos, lo cual le ahorrará tiempo cuando se trata de una larga lista de usuarios que comparten el mismo dispositivo y necesitan ser cargados a la aplicación.

He aquí los pasos a seguir:

1. Hacemos clic en el ID del dispositivo con el que se configura la aplicación para habilitar la funcionalidad de Checker:

2. Una vez dentro del perfil, hacemos clic en "Actualizar Usuarios del Checker":

3. En la siguiente pantalla, encontraremos la opción para cargar usuarios con un archivo CSV, así que debemos asegurarnos de hacer clic en ese botón para continuar:

4. A continuación una muestra de lo que se requiere en el archivo, el cual, como podemos ver, ¡es bastante simple! Todo lo que necesitamos son los ID de dispositivo de los usuarios en la columna A y los números PIN para cada uno en la columna B (por supuesto, estos deben ser usuarios existentes que ya se han agregado al sistema con antelación):

5. Luego, debemos encontrar el archivo tras hacer clic en el botón "Elegir archivo". Una vez que lo encontramos, hacemos clic en "Subir":

6. Si todo está bien, aparecerá una pantalla de confirmación similar a esta:

7. Después de esto, se puede configurar el dispositivo (o hacer Menú/Conectar en caso de que solo estemos agregando nuevos usuarios en la aplicación ya instalada). Realizar la configuración siguiendo esta guía también tiene la ventaja de que los empleados se configurarán automáticamente, por lo que no será necesario que cada persona confirme su contraseña e ingrese un número PIN individualmente. ¡Estarán listos para marcar entrada inmediatamente!

8. Una vez que los usuarios se agregan a la tableta, notaremos que una vez que accedamos de nuevo al perfil del propietario del Checker en el portal web (en este caso, "Tableta Bodega 001" como se ve en el paso 1), el sistema proporcionará una lista de todos los usuarios que se agregaron a la tableta junto con los números PIN asignados:

Estamos muy contentos de brindar estas mejoras en la calidad de vida, ¡estamos muy seguros de que esto mejorará exponencialmente la productividad de su empresa!

--Equipo Econz

Campos Personalizables de Sí/No: Configurando las Respuestas que Detonen Acciones

En una publicación anterior, habíamos hablado sobre la edición de campos personalizados y, lo que es más importante, sobre cómo agregar acciones para usar como desencadenantes en las preguntas de Sí/No. Hoy vamos a llevar esto un poco más lejos y explicaremos algo nuevo que hemos implementado para brindar aún más flexibilidad.

Con esta mejora, podremos determinar qué respuesta específica desencadenará la acción. Echemos un vistazo a la acción que habíamos creado anteriormente llamada "Notificación de Cliente VIP":

 

Actualmente lo tenemos de modo que si seleccionamos "Sí", la administración recibiría una notificación por correo electrónico para enviar una nota de agradecimiento y un paquete de atención a ese cliente. Ese era el comportamiento predeterminado, pero ¿qué pasaría si quisiéramos cambiarlo a algo diferente, por ejemplo, si el cliente no es VIP y queremos intentar llevarlo a ese estado?

Hagamos un par de cambios en esta acción y la convertimos en una "Notificación de cliente VIP Potencial":

¡Perfecto! Con ese cambio listo, volvamos al formulario y veamos qué es lo nuevo. Bajamos al campo Sí/No con la pregunta "Cliente VIP?", nos aseguramos de que la acción "Notificación de cliente VIP Potencial" esté seleccionada, y luego veremos una nueva sección llamada "Valor de campo para activar la acción". Está configurado en "Sí" de forma predeterminada, pero como queremos que se nos notifique si el cliente no está en estado VIP, lo cambiamos a "No":

Podemos usar cualquiera de las opciones según el contexto de la pregunta, la acción se puede activar si la respuesta es "Sí", "No", en cualquiera de las respuestas, o establecerla en "Ninguno" si deseamos deshabilitar la acción sin la necesidad de eliminar todo, y luego podemos cambiar ese valor más tarde para habilitarlo fácilmente.

Luego de realizar ese cambio, hacemos clic en "Guardar" en la parte inferior y finalmente tenemos nuestro formulario actualizado:

Eso es todo por hoy, esperamos que les guste y aprovechen al máximo la nueva funcionalidad. ¡Sintonicen la próxima semana para conocer más noticias interesantes!

 

--Equipo Econz

Reporte Semanal de Horarios de los Empleados

Hola a todos, hoy tenemos un nuevo reporte que acaba de ser lanzado llamado "Reporte Semanal de Horarios de los Empleados". Con este, podrá generar un PDF bellamente presentado con una tabla que organiza las tareas según el día de la semana en el que se realizaron.

Para acceder a él, vamos a la sección de Reportes y lo ubicamos en "Reportes de Clientes":

Luego, configuramos los filtros para enfocarnos en el espacio de la o las semanas que deseamos ver, esto es importante puesto que el archivo utiliza un formato semana; luego los equipos o usuarios en los que deseamos enfocarnos y hacemos click en "Generar Reporte en PDF":

Antes de ver el resultado final, revisemos el “TimeCard Reporte de Detalles de Tarea” para ver cómo serían las horas de uno de nuestros empleados. En este reporte podemos visualizar cada fila perfectamente formateada mostrando datos de una fila por tarea:

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Pero aquí está como se vería en el PDF, observamos cuán ordenadamente están organizadas las tareas y las horas para que podamos verlas en forma de semi-calendario, lo cual facilita la visualización de los períodos de tiempo en que se realizaron las tareas:

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El reporte se puede generar en períodos de varias semanas a la vez y el sistema nos dará dato de específicamente cuál semana es, según el calendario.

Esperamos que pueda aprovechar esta excelente adición, háganos saber si tienen alguna pregunta o comentario a continuación.

--Equipo Econz

Editando Campos Personalizados con Razones para el Cambio

¡Hola, todos! La publicación de hoy tratará sobre cómo editar formularios y campos personalizados que los empleados ya han enviado. Al igual que al ingresar Tareas y Subtareas, todos somos propensos a cometer errores de vez en cuando, por lo que hemos encontrado una solución para ayudar a solucionarlo y lograr que no solo sus hojas de tiempo, sino también sus formularios sean perfectos.

El primer paso es crear razones para los cambios. Estas se agregarán desde el mismo lugar donde creamos razones para editar tareas, o sea, en la sección de "Gestionar razones para edición de eventos" dentro de Ajustes Personales, ubicado en la pestaña Administración:

Estas son las razones actuales que tenemos, las cuales están destinadas a ser utilizadas para tareas de edición, así que agreguemos un par de razones nuevas para usar con campos personalizados. Primero marcamos el botón "Añadir Nuevo":

Luego ingresamos la descripción para esta razón y volvemos a hacer clic en "Agregar nuevo":

Aquí tenemos las dos razones nuevas que hemos agregado, debemos asegurarnos de utilizar las que tengan sentido para nuestro negocio:

Uno de nuestros empleados ha completado un formulario que creamos llamado Gastos de Alojamiento:

Cuando generamos el " Reporte de Campos a la Medida", notamos que se cometieron algunos errores. Por ejemplo, para este viaje en particular no había subsidio de comida, ya que todo se cargó a través de la factura del hotel. Además, este formulario se llenó antes de que el empleado tuviera que quedarse una noche más, por lo que también tenemos que cambiar eso:

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Para eso hacemos clic en el botón "Editar" en el lado derecho de la pantalla, cualquiera funciona ya que esto abrirá el formulario en el que estamos trabajando:

Primero queremos deseleccionar el campo "Subsidio de Alimentos". Habíamos creado una razón para los campos Sí/No, así que esa es la que estamos usando en el menú desplegable de “Razón”:

Después de hacer clic en "Guardar" podemos generar el reporte nuevamente y el valor del campo habrá cambiado a "No":

Luego, queremos reflejar lo que mencionamos anteriormente para que los cargos por comidas se incluyan en los gastos de hotel y aumenten a una noche más, por lo que ajustamos el valor de " Monto Total para Comida" a cero, editamos el total de noches a 2 y luego cambiamos el " Monto Total para Hotel" a $ 200. Para estos, queremos usar el motivo "Editando Campo Personalizable" y luego hacemos click en "Guardar":

Cuando generamos el reporte, podemos confirmar que todos los valores se han cambiado correctamente:

Por último, podemos utilizar el " TimeCard Reporte de Auditoría" para revisar los cambios que acabamos de efectuar. Observamos cómo se visualizan las razones y tienen sentido para los cambios que realizamos, y cómo podemos ver los valores originales y editados:

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¡Y con eso concluimos esta publicación! Háganos saber en caso de que tenga alguna pregunta o comentario a continuación.

 

--Equipo Econz

Editando Eventos de Usuario

En este post vamos a aprender a utilizar una de las funciones más importantes que tiene nuestro sistema, la capacidad de editar eventos de usuarios. Esta sección se ubica en la ventana de Administración, buscamos en la parte de “Ajustes personales” la opción llamada “Editar eventos de usuario”.

Podemos utilizar los diferentes filtros para especificar con cual usuario o equipo queremos trabajar. Tenemos Equipo, Usuario, tarea, Fecha de Inicio/Final. El filtro de Tarea lo utilizaremos para enfocarnos en un trabajo específico, lo cual resulta muy conveniente a la hora de editar múltiples instancias de la misma tarea.

Podemos hacer click en el signo de “+” en la parte de abajo de la pantalla para agregar una entrada completamente nueva, la cual será un conjunto de marcaciones de Entrada y Salida. De esta forma, los valores que pongamos en las horas marcarán la hora de inicio y la hora final, respectivamente.

Seleccionamos el usuario y buscamos la tarea deseada con la opción de búsqueda, donde ingresaremos al menos las primeras 3 letras del trabajo que necesitamos. Elegiremos la opción deseada.

Luego estableceremos la fecha y horas inicial/final (la marcación no puede hacerse en una fecha futura), así como de la razón para el cambio y hacemos luego click en el botón de “Agregar”, situado en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Luego de eso, el nuevo trabajo será guardado.

En marcaciones existentes, notamos que hay un grupo de íconos del lado derecho de la pantalla; he aquí una breve explicación de lo que cada uno de ellos hace:

1. Seleccionar tarea cargar: lo usamos para editar el nombre de una tarea existente.
2. Insertar Evento de Entrada/Salida antes de una Entrada: parecido al ícono de “+” discutido anteriormente, usamos esto para crear un nuevo día en el sistema, pero únicamente se permite en un espacio donde no hay marcaciones existentes.
3. Insertar Conjunto de Eventos de Inicio/Fin de Tarea: insertar una tarea dentro de otra existente.
4. Insertar Conjunto de Eventos de Inicio/Fin de Descanso entre Inicio/Fin: con esta opción insertamos un descanso o almuerzo dentro de un bloque de tarea existente.
5. Borrar conjunto de Eventos: con esta opción borramos una tarea o descanso en la misma fila donde encontramos dicho botón.

¡Ahora vamos a ver con más detalle el funcionamiento de cada uno!

Hacemos clic en este botón para cambiar una tarea existente a una tarea diferente. Podemos editar varias tareas en la misma pantalla, nada más debemos asegurarnos de hacer clic en el botón de cada una de las tareas que deseamos editar.

Esta opción nos permitirá crear un conjunto completo de eventos de entrada y salida, que podemos usar para insertar otras tareas y descansos en medio; útil si un empleado no puede marcar un día por cualquier motivo. Debemos asegurarnos de no agregar entradas en el futuro y de insertarlas en campos vacíos de tiempo (en vez de espacios donde ya haya tareas marcadas). El uso de este botón es similar al botón del signo “+” en la parte inferior derecha de la pantalla.

Este botón insertará una tarea dentro de un conjunto de eventos de entrada y salida de reloj. Muchas veces los empleados trabajan en más de un trabajo durante sus turnos, por lo que esta es la opción necesaria para insertar nuevos trabajos, en caso de que alguno haga falta. Buscamos la tarea y ajustamos las horas de inicio y finalización. Dado que se inserta en un turno existente, no es necesario cambiar las fechas, ya que se establece automáticamente en la fecha del turno en el que se está trabajando.

El icono de pausa se utilizará para insertar descansos, almuerzos, periodos de comida, etc. Al hacer clic en él, podremos seleccionar el Tipo de Descanso en función de lo que hayamos configurado en nuestra organización. Al igual que con las otras opciones, ajustamos las horas de inicio y finalización, seleccionamos la razón para el cambio y hacemos clic en "Agregar".

Cada entrada en la hoja de tiempo tendrá su propio botón de “Eliminar”. Al hacer clic en él, aparecerá una pantalla de confirmación; si seleccionamos “Sí”, se eliminará la entrada.

Debemos ser cuidadosos con las tareas que tienen descansos, ya que éstos también se eliminarán automáticamente. En caso de que esto pase, deberemos volver a insertar la pausa eliminada en la tarea que corresponda con respecto a la hora del evento.

Podemos editar una entrada existente directamente en la pantalla donde visualizamos los resultados de la búsqueda, todo lo que necesitamos hacer es usar los menús desplegables para ajustar las fechas y horas según sea necesario. Debemos cerciorarnos de hacerlo en intervalos de tiempo que tengan sentido y no se superpongan con otras entradas existentes. Las marcaciones no se pueden mover hacia arriba o hacia abajo, pero siempre pueden ser eliminadas y reinsertadas para completar la hoja de tiempo.

Esperamos que esta guía detallada sea útil para poder sacarle jugo a esta importante funcionalidad, en caso de que tuvieran preguntas, en la sección de comentarios debajo pueden dejarlas.

¡Hasta la próxima!

--Equipo Econz